Responsable de Scolarité et du Bureau des Études Doctorales H/F - la Rochelle Universite

Le service de scolarité de l'Institut comprend un bureau des études doctorales, un bureau des Formations internationales et un bureau des formations de masters. Il a pour principale mission

la mise en oeuvre des formations de niveau Bac +5 à Bac +8, adossées à la recherche de La Rochelle Université dans l'objectif d'intensifier le couplage recherche-formation.

Dans ce cadre, le service de scolarité de l'Institut assure :

- Un service de proximité aux usagers, aux personnels enseignants et aux vacataires extérieurs
- Une participation aux manifestations et évènements liés à la formation et à la recherche
- Une collaboration avec l'ensemble des directions du pôle appui aux missions de l'établissement.

Vos missions

- Assurer le pilotage administratif des activités de l'École doctorale de site EUCLIDE représentant 250 doctorants
- Assurer le pilotage administratif des activités de scolarité des formations de niveau master représentant près de 1 500 étudiants
- Collaborer avec la responsable de scolarité du Pôle Licence Collégium dans le cadre du continuum Licences/masters
- Contribuer dans un esprit de co-construction, avec les directions de composantes, aux travaux relatifs à la future organisation des scolarités de l'établissement

Vos activités principales

- Garantir la bonne application de la règlementation en matière de scolarité
- Encadrer les deux responsables de bureaux de masters et la gestionnaire du bureau des formations internationales
- Encadrer les quatre agents du bureau des études doctorales
- Analyser, optimiser et être force de proposition sur la mise en place de processus organisationnels
- Assurer le pilotage de la Plateforme mon master au niveau de l'établissement
- Accompagner la communauté enseignante sur la gestion des candidatures sur les plateformes E-candidat et Campus France
- Développer un système de suivi d'activités pour l'ouverture des groupes, la gestion de salles et des stages ;
- Être garant de la production des calendriers et emplois du temps
- Contribuer à la préparation des contrats et conventions et contribuer au développement des partenariats dans le domaine de la formation
- Assurer la poursuite du développement interne de l'application ADUM pour la gestion des doctorants
- Contribuer à leur préparation et assister aux commissions des formations et aux conseils
- Produire les bilans d'exercice et répondre à des enquêtes relatives à l'activité
- Assurer une veille dans le cadre de son domaine d'activité
- Assister et conseiller sa hiérarchie dans son domaine d'activité et la représenter éventuellement auprès des partenaires internes et externes
- Contribuer activement au pilotage de la démarche d'amélioration continue et d'accompagnement du changement dans la gestion des activités de scolarité

Contexte et environnement de travail

Dans un paysage universitaire en pleine recomposition, La Rochelle Université affirme une identité forte, s'appuyant sur un établissement à taille humaine et un cadre exceptionnel. Elle accueille près de 8 000 étudiants et emploie près de 1 000 personnes, incluant enseignants, chercheurs, personnels administratifs et vacataires.

Ancrée sur un territoire littoral aux caractéristiques uniques, La Rochelle Université a su valoriser cette singularité pour enrichir sa recherche et son offre de formation, en lien avec les enjeux du territoire.

L'université développe un projet national et international et s'appuie localement sur nombre d'acteurs publics et privés. Elle entretient des collaborations solides avec le CNRS pour structurer sa recherche autour de 10 laboratoires, incluant 9 unités de recherche, dont 4 labellisées CNRS, ainsi que 6 fédérations de recherche.

Enfin, La Rochelle Université poursuit une trajectoire équilibrée et pérenne, grâce à un pilotage stratégique et une gestion optimisée de ses services.