Agent de Secretariat H/F - Service de Santé des Armées (SSA)

Le 4e centre médical des armées (CMA) basé à Metz est un établissement du Service de Santé des Armées subordonné à la direction de la médecine des forces (DMF). Constitué actuellement d'un échelon de commandement et de 19 antennes (médicale, prévention, vétérinaire...), il assure le soutien santé des organismes du ministère des armées (régiments, bases aériennes, groupe de soutien des bases de défense...). La mission de la 11e antenne de médecine de prévention est exclusivement le suivi en santé au travail des personnels civils de la Défense affectés dans les organismes du ministère des Armées rattachés à cette antenne.
Le titulaire du poste assure la fonction de secrétaire médical de l'antenne. Cela inclut l'accueil téléphonique et physique des agents civils de la défense, la gestion des dossiers médicaux en santé au travail, la gestion du planning des rendez-vous et de l'agenda partagé des personnels de l'antenne.

- Procéder aux convocations aux visites médicales et en assurer la traçabilité en lien avec les différents services RH des soutenus par l'antenne
- Organiser les rendez-vous de l'équipe pluri-disciplinaires
- Accueillir les agents
- Gérer les communications (par téléphone, courriel)
- Contribuer à l'actualisation des dossiers médicaux en santé au travail
- Traiter les transferts de dossiers d'un centre à l'autre
- Gérer les bases de données
- Assurer des missions de secrétariat (courrier arrivée, départ, planning...)
- Participer à la production des états relatifs à l'activité de l'Antenne (notamment le rapport annuel)
- Procéder régulièrement à l'archivage des dossiers médicaux en santé au travail (DMST) et des documents administratifs de l'antenne en suivant les règles du ministère
- Participer à la rédaction des études de poste
- En cas de besoin, réaliser les biométries des agents reçus (poids, taille, pression artérielle, test vision...)
- Assurer la commande et le suivi des fournitures de bureau

L'agent devra savoir travailler en autonomie, s'organiser et pouvoir gérer les multi-plannings de l'équipe pluridisciplinaire de l'antenne.
Une appétence pour les relations humaines, la sociabilité et l'ouverture d'esprit, ainsi que la discrétion et la confidentialité, sont des qualités plus que nécessaires pour le poste.