Assistant de Direction H/F - Service Public

Le Musée national de Port Royal des Champs est un Service à compétence national et un groupement d'intérêt public. Y sont affectés une conservatrice générale, Directrice du Musée, une conservatrice en chef en charge des collections, un attaché d'administration de l'État secrétaire général, 4 agents de la surveillance (2 adjoints techniques titulaires et 2 contractuels) et 7 agents sur contrat de droit privé. L'assistant (e.) de direction est placé hiérarchiquement sous la responsabilité du secrétaire général.

Liaisons hiérarchiques :
Le secrétaire général et la directrice de l'établissement

Liaisons fonctionnelles

La conservatrice chargée des collections, le personnel de surveillance.

Missions et activités principales
Sous l'autorité directe du secrétaire général et de la directrice du musée et du groupement d'intérêt public, l'agent effectue les missions suivantes :
Description du poste occupé et des missions confiées :
1. Assistante du directeur et du secrétaire général.
1.1. Organisation des réunions réglementaires du musée : Envoi des convocations, préparation des dossiers, rédaction et envoi des comptes-rendus;
1.2. Coordination des activités de sensibilisation et de médiation des trois associations du musée . Recueil des activités proposées par les associations, mise à jour de la programmation des évènements du musée et suivi de leur publication sur le site internet de l'établissement ;
1.3. Organisation et installation des réunions de la direction ; Recherche de dates, envoi des invitations/convocations et éventuels dossiers ;
1.4. Gestion des appels téléphoniques, des agendas, prise de message et transmission ; Gestion des messages reçus sur l'adresse fonctionnelle du musée ;
2. Gestionnaire administrative et secrétariat du Musée.
2.1. Gestion budgétaire et financière : Suivi des enveloppes, des devis et des commandes ; Suivi et paiement des factures, (chèques, CB ou virements) ; Suivi du compte bancaire, interface avec le comptable ; Suivi des conventions d'occupation précaires, émission des factures correspondantes ; Préparation des documents budgétaires, financiers et comptables ;
2.2. Gestion du planning d'intervention des prestataires ;
2.3. Gestion et inventaire des fournitures et du matériel des stocks de consommables et de fournitures administratives ; Organisation des commandes ; Recherche de fournisseurs ;
2.4. Transmission des consignes au personnel ;
2.5. Suivi des commandes de communication du site, envoi d'informations sur les expositions et évènements aux institutionnels et sur les réseaux ;
2.6. Rédaction de courriers, de bordereaux de transmission, de courriels. Réponse aux courriels généraux ; Gestion des chronos (départ et arrivée) ;
2.7. Participation à l'accueil, à la sécurité et la sûreté du musée (incendie, évacuation) ; Assistance de premier secours aux personnes ;
2.8. Participation à l'accueil des personnalités en cas d'évènement ; Installation d'espaces et de matériel en cas d'évènements ;

Compétences techniques
Maitrise des outils bureautiques et informatiques,
Maitrise de la comptabilité publique
Notions élémentaires en RH.

Savoir-faire
Qualités de communication et d'accueil, bonne présentation.
Capacité à traiter plusieurs tâches de front, a s'organiser et à appliquer les consignes
Répondre aux attentes et aux spécificités des différents publics
Intervenir avec rapidité, gérer les situations difficiles
Rendre compte à sa hiérarchie

Savoir être
Sens du contact et du service public,
Réactivité, adaptabilité, sang froid et capacité de décision,
Goût pour le travail en équipe,
Polyvalence, ponctualité, bonne présentation