Assistant·e de Direction et Communication H/F - CNAOC - Maison des vignerons

La Confédération Nationale des AOC (CNAOC - Maison des vignerons) recherche son assistant de direction et de communication (F/H) dont les principales missions sont :
- le suivi institutionnel et la gestion de la comptabilité/RH : assistance de la direction dans ses tâches quotidiennes administrative et financière de l'organisation et de l'ensemble de l'équipe (3 collaborateurs), notamment en communication, interne et externe.

Tâches et Responsabilités (80% d'un ETP)
1. Suivi Institutionnel (30%)
- Suivi administratif de la CNAOC : assister le directeur dans la gestion administrative de la structure (standard téléphonique, courriers entrants et sortants, organisation de réunions, gestion des salles, agenda, .).
- Organisation et participation aux réunions de la CNAOC : Conseils d'Administration ou autres réunions.
- Assurer la préparation et la logistique des deux Assemblées générales annuelles et du Congrès
- Organisation des déplacements professionnels (réservations de transport, de salles de réunion, d'hébergement, etc.) pour l'équipe
- Gérer les fournitures de bureau, les prestataires et les équipements, gestion des archives et du calendrier de la salle de réunion

2. Gestion de la Comptabilité et des Ressources humaines (20%)
- Tenue des Comptes / Budget : Assurer la tenue des comptes de l'organisation (suivi, enregistrement de la comptabilité d'engagement), la facturation et paiements des achats, Participer à l'élaboration et au suivi du budget annuel, Préparer, envoyer les appels de cotisations et en assurer le suivi
- Rapports Financiers : Préparer les rapports financiers annuels et le rapport du trésorier
- Audit : Collaborer avec les auditeurs externes pour les vérifications comptables dont le cabinet comptable et les commissaires aux comptes
- Reporting : Réaliser des points fréquents avec la direction pour rendre compte de la gestion générale de comptabilité
- Assurer la gestion administrative du personnel en collaboration avec la direction (contrats, paies, suivi des congés, arrêts maladies, etc.) et les relations avec le cabinet comptable et les organismes sociaux

3. Communication (30%)
Gestion des supports de communication externes
- Mise en forme de la newsletter, Mise à jour du site web, Mise en forme et envoi de communiqués de presse, courriers
- Coordination avec les prestataires (graphistes, imprimeurs, agences)
- Appui au déploiement du plan de communication (assistance lors des Commissions Communication)
- Appui sur de l'évènementiel (Grand prix des AOC) et au community management (LinkedIn)

Gestion de la communication interne et animation réseau : appui dans toutes actes préparatoires.

Cette liste n'étant pas exhaustive, le/la collaborateur/trice pourra être amené/e à réaliser d'autres tâches en lien avec les besoins de la structure et/ou pour faire évoluer le poste en fonction du profil.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique,Créer, organiser ou coordonner un évènement,Gérer un planning,Mettre à jour un dossier, une base de données,Organiser des déplacements professionnels,Préparer et animer une réunion, un groupe de travail, un atelier,Relayer de l'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des organisations patronales et consulaires

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre ouvert aux changements : Capacité à s'adapter à des situations variées, à réagir à l'imprévu, gérer l'incertitude pour s'ajuster à des organisations, des collectifs de travail, des habitudes, des valeurs propres à l'entreprise.