Assistant Administratif en Alternance H/F - GFS

À propos de GFS

Implanté depuis 1991 en Auvergne-Rhône-Alpes, GFS Clermont-Ferrand est un centre de formation proposant des cursus du Bac au Bac +5, en alternance et en initial.
Rejoindre GFS, c'est intégrer une structure dynamique où l'accompagnement des jeunes et la qualité pédagogique sont au coeur de nos priorités.Votre mission

Au sein du service administratif/accueil, vous travaillerez en étroite collaboration avec l'équipe pédagogique, les formateurs et les stagiaires.
Vous serez un maillon essentiel du bon fonctionnement quotidien du campus, grâce à votre sens du service, votre réactivité et votre polyvalence.

Vos principales responsabilités

Suivi de l'assiduité des stagiaires
- Suivi des émargements stagiaires et formateurs via EDUSIGN
- Alerter les conseillers en réussite professionnelle lors de retards et absences des stagiaires

Gestion des salles
- Mise à jour quotidienne du tableau des salles
- Préparation du planning hebdomadaire
- Collecte et gestion des besoins en salles
- Communication auprès des équipes et intervenants

Accueil physique et téléphonique
- Accueil et orientation des visiteurs
- Réception d'appels et transmission d'informations
- Prise de messages et mise en relation avec les interlocuteurs

Soutien pédagogique
- Préparation des sujets d'examens
- Gestion des diplômes et des cartes étudiantes
- Préparation matérielle des événements : jurys, JPO, thématiques, etc.
- Participation à la mise en place et au suivi des événements du CFA

Tâches administratives diverses
- Reprographie et mise en forme de documents
- Classement, archivage, inventaires (justificatifs, suivis, dossiers.)
- Assistance sur l'utilisation des copieurs
- Réapprovisionnement papier et veille au bon fonctionnement du matériel
- Rédaction de courriers et e-mails
- Vérification et mise en ordre des salles

Ces missions ne sont pas limitatives : des tâches complémentaires pourront être confiées selon les besoins du service.
Nous vous proposons une formation en alternance en BTS Gestion de la PME à GFS en lien avec cette offre.

Profil recherché

Compétences techniques (savoir-faire)
- Communication écrite et orale maîtrisée
- Connaissances en gestion administrative
- Connaissance des règles d'accueil
- Sens des règles et consignes de sécurité

Qualités personnelles (savoir-être)
- Organisation et rigueur
- Polyvalence
- Autonomie et force de proposition
- Sens de la confidentialité
- Bon relationnel et sens du service

Prérequis
- Niveau BAC
- Intérêt pour les métiers de l'administration, de l'accueil et de la gestion

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Etre force de proposition : Capacité à initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Être proactif.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.