Assistante de Direction des Systèmes d'Information - Mairie de Plaisir H/F - Communes

Rattaché à un directeur ou à un responsable de service, l'assistant de direction intervient sur l'ensemble des affaires courantes liées au travail de son responsable. Gestion du courrier et des appels téléphoniques, tenue de l'agenda, classement, organisation des déplacements professionnels, rédaction de documents administratifs..., ses missions sont très variées allant bien au-delà des simples tâches de secrétariat. En qualité de collaborateur direct, l'assistant de direction assure notamment le suivi de dossiers transversaux aux enjeux majeurs
Définition du métier :
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance fournisseur, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).
Peut coordonner une équipe.

Missions liées au poste
Sous l'autorité du Directeur des systèmes d'information
Activités principales
-Accueil physique
-Filtrer des appels téléphoniques
-Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
-Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)
-Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
-Assurer la transmission des informations en interne et en externe (décisions, notes etc.)
-Réaliser la gestion administrative des contrats
-Préparer et gérer le budget
-Préparer et organiser des réunions
-Saisir des documents numériques
-Réaliser la gestion administrative du courrier

Savoir-faire
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Être rigoureux, réactif et autonome,
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Disposer d'une bonne expression orale et écrite,
-Définir des priorités et gérer des urgences,
-S'adapter aux divers interlocuteurs,
-Superviser un agenda et les prises de rendez-vous,
-Être à l'aise avec les outils informatiques et les logiciels de bureautique,
-Respecter le devoir de réserve
Savoir-être
-Faire preuve de discrétion
-Réactivité
-Sens de l'analyse
-Sens de la pédagogie
-Sens du travail en équipe
-Capacités d'organisation et d'adaptation
-Autonome et esprit d'initiative
-Sens du service public
-Polyvalent
-Disponible

Connaissances
-Architecture des équipements locaux
-Composants logiciels matériels du domaine
-Normes de sécurité informatique
-Techniques d'installation et de maintenance des équipements locaux
-Techniques des réseaux et des systèmes de communication