Assistant de Direction - Île-De-France Mobilités H/F - Etablissements publics locaux

La Direction des Ressources Humaines et de la Transformation (DRHT) est actuellement organisée de la manière suivante :

Un département Développement RH, avec un pôle Recrutement et un pôle Accompagnement Professionnel et Développement des Compétences ;
- Un pôle Paie - Carrière (PPC);
- Un département Méthodes et Processus ;
- Un pôle Gestion Budgétaire et Administrative ;
- Un pôle Communication interne.
Six chargés de mission sont en charge de dossiers transversaux : dialogue social et droit social, contrôle de gestion RH, conseil en organisation, volets métier et fonctionnel des SIRHT, GPRH, inclusion - diversité - égalité professionnelle - QVCT.

Sous la responsabilité hiérarchique de la directrice des ressources humaines et de la transformation, membre du Comité de direction d'IDFM, l'assistant-e a en charge :

L'accueil physique, téléphonique et par courriel du secrétariat de la Directrice,
La gestion de l'agenda de la Directrice et si besoin celui des managers de la direction,
L'organisation et la préparation de réunions en lien avec les assistantes de la DG, des autres directions et/ou avec les partenaires internes ou externes,
La rédaction/mise en forme de courriers, documents, comptes-rendus nécessaires au fonctionnement de la direction,
La gestion du courriers (arrivée départ) avec le logiciel ELISE,
Le suivi des courriers de la directrice,
La gestion des fournitures et soutien logistique pour la direction,
La gestion des demandes de congés et transmission des informations à la Directrice RHT
La mise à jour de l'organigramme IDFM et des organigrammes par direction
L'organisation des réunions des instances de dialogue social
D'assurer la qualité des notes ou documents
En lien avec les autres départements /pôles de la direction :

Appui au pôle communication interne et au département méthode et processus pour l'organisation d'évènements divers, y compris la recherche et la réservation de salles pour des réunions extérieures
Participation à l'organisation des évènements internes de la direction, dont les moments de convivialité ou les accueils - intégration des nouveaux arrivants
Appui aux équipes RH sur dossiers sensibles ou confidentiels
En lien avec le Pôle GBA-RHT, l'assistant-e de direction est le premier contact entre les agents IDFM et la DRHT
En lien avec les autres assistant-e de direction : participation active au réseau des assistantes de direction d'IDM.

Connaissances mobilisées :

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Outlook, PowerPoint, Excel, publipostage)
Maîtrise des procédures administratives
Techniques de secrétariat
Classement et archivage
Connaissance des instances de dialogue social et de l'environnement RH de la fonction publique territoriale
Compétences requises :

Discrétion
Excellente expression orale et rédactionnelle
Esprit d'équipe et bon relationnel
Anticiper, organiser, gérer
Faire preuve de fiabilité
Gérer le stress
Rendre compte, alerter
Expérience :Expérience avérée d'assistanat de direction dans une structure dans la FPT.