Assistante Administrative H/F - Lajus

Implantée dans la région toulonnaise depuis 1984, la Société Provençale de Paysage (SPP) est une entreprise de paysage , spécialisée dans les travaux d'aménagements extérieurs publics et privés, tels que les travaux de revêtements de sols, de maçonneries, de mobiliers urbains ou encore d'installation de gazons synthétiques. Elle intervient également dans l'élaboration de jardins d'exceptions par son expertise en arrosages automatiques, gazons naturels et plantations méditerranéennes.

Notre raison d'être

Rendre les espaces verts plus beaux, plus résilients et plus agréables à vivre. Portés par cette mission, nous innovons chaque jour dans l'entretien des espaces extérieurs.

Qui sommes-nous ?

Notre entreprise SPP fait partie de Lajus Entreprises, un regroupement de PME indépendantes spécialisées dans l'aménagement extérieur (paysager, urbain et sportif), rayonnant entre Perpignan et Menton.

Ce regroupement rassemble aujourd'hui 15 entreprises aux expertises complémentaires : espaces verts, terrains de sport, arrosage automatique, recyclage des déchets verts ou encore production végétale via une pépinière.

Suite au départ de notre assistante, nous recrutons un(e) assistant(e) administratif(ve) afin d'assurer la continuité des missions et d'accompagner une transition sereine au sein de l'équipe.

Vos missions

Administratif

- Accueil physique et téléphonique
- Traitement du courrier entrant
- Gestion de la boîte mail de l'entreprise
- Commande des fournitures de bureau

Matériel & Assurances

- Mise à jour du parc matériel et véhicules dans le logiciel Spock (entrées/sorties)
- Gestion des assurances (mise en place, résiliation)
- Déclaration et suivi des sinistres
- Souscription d'assurances ponctuelles (base vie, besoins spécifiques)
- Réalisation du pointage annuel du parc matériel et véhicules

Service marché / facturation

- Mise à jour des affaires spock suite courrier reception ou rejet
- Envoi des informations suite aux courriers de rejet ou acceptation des offres
- Mise en commande du marché dans Spock + remplissage des onglets + enregistrement pièces
- Convention de groupement et répartition
- Ouverture et fermeture compte commun
- Demande de caution/GAPD et mainlevée
- Suivi administratif des marchés : OS, avenants, PV...
- Etablissement et transmission de la facturation mensuelle, en coordination avec l'opérationnel (dépôt chorus : plateforme)
- Relances client / recouvrement
- Mise à jour des pièces sur la plateforme (AO)
- Mise à jour annuelle des dossiers de candidatures (matériel, personnel, CA...)
- Renouvellement marchés (demande de notification avant échéance/envoi des nouveaux prix révisés)

- Bac +2 en assistanat, gestion ou équivalent
- Expérience de 3 à 5 ans, idéalement dans le BTP ou environnement technique
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
- Rigueur, autonomie et sens de l'organisation
- Polyvalence et capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle
- Aisance relationnelle, personne avenante avec un bon sens de l'accueil et de la communication
- Sens de la confidentialité et esprit d'équipe