Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - Alternance Auvergne

GROUPE ALTERNANCE Montluçon est une Ecole supérieure spécialisée dans l'apprentissage des métiers du commerce, de l'administratif, des ressources humaines et du management.
Nous recherchons un(e) Assistant(e) de Gestion Administrative / Chargé d'accueil dans le cadre d'un CDD de remplacement. Dans ce rôle, vous serez un pilier essentiel au bon fonctionnement de nos opérations administratives. Vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement stimulant où vos compétences organisationnelles et votre sens du service client seront valorisés.
Missions
- Accueil physique et téléphonique des apprenants et des partenaires
- Suivi des absences et rattrapages
- Etablissement des CERFAS et Convention de formation
- Dépôt et suivi des dossiers OPCO
- Gestion des heures apprenants et formateurs
- Montage de dossier pour aide au permis
- Suivi administratif des dossiers
- Prise de RDV pour suivis des apprenants
Profil recherché
Vous êtes fait(e) pour ce poste si vous possédez :
- Une expérience administrative significative et idéalement auprès des OPCOS
- Une connaissance du monde de l'apprentissage et plus spécifiquement des élément de contrat
- De solides compétences en organisation et en gestion du temps
- La capacité à être à l'écoute tout en faisant respecter le règlement
- Un sens aigu du service client et une capacité à travailler en équipe
CDD de remplacement de 3 semaines renouvelable selon la législation en vigueur.

Experience: 1 An(s) - dans ce domaine

Compétences: Procédures administratives,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Gestion administrative,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Gérer la communication interne et externe,Utiliser les outils numériques,Gérer un planning,Définir les plannings et congés de ses équipes,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Accueillir, orienter, renseigner un public,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Classer des documents,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Relayer de l'information,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Mettre à jour un dossier, une base de données,Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.