Secrétaire Formation Professionnelle H/F - Cap Conduite Formation

MISSIONS ET ATTRIBUTIONS
Tâches prioritaires :
- Accueil téléphonique et physique, renseigner l'interlocuteur
- Réception , traitement et diffusion du courrier, transmission, envoi (papier et électronique)
- Gestion des plateformes clients : inscription, é établissement de devis, convention, planning de formation, convocation, relance clients, montage et suivi de dossier de prise en charge, certificat d'inscription auprès de l'ANTS, attestation de présence, inscription et suivi des résultats aux examens du permis de conduire, attestation de formation, demande de permis de conduire, facturation et suivi des documents administratifs pour l'ensemble des formations
- Préparation et suivi des documents administratifs pour l'ensemble des formations
- Gestion et mise à jour de l'activité commerciale et marketing de l'entreprise (site internet, réseaux sociaux, avis clients.)
- Gestion du stock des outils d'apprentissage
- Accompagner chaque stagiaire aux examens
- Mise à jour et publication des réseaux sociaux
- Assurer la bonne gestion administrative de l'entreprise, de ses formations et au bon fonctionnement des outils de travail (assurance, entretien, contrôle technique,.. du camion et de la remorque)
Tâches secondaires :
- Classement et archivage
- Gestion du stock de diverses fournitures
CONDITIONS D'EXERCICE
Conditions de travail :
- Travail à horaires réguliers définis par le contrat de travail
- Travail en intérieur au siège de l'entreprise , déplacements occasionnels
Compétences et aptitudes requises :
- Sens de l'accueil, facilité d'expression écrite et orale
- Développer et établir de bonnes relations avec les clients au téléphone et en personne
- Organisation et rigueur dans l'exécution des tâches confiées
- Dynamisme, amabilité, réactivité et prises d'initiatives
- Ecoute et respect des différents interlocuteurs

Experience: 6 Mois

Compétences: Gestion administrative,Logiciel de traitement de texte,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Méthode de classement et d'archivage,Normes rédactionnelles,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Gérer la communication interne et externe,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Imprimer des documents techniques,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Participer à l'élaboration de dossiers administratifs (permis de construire par exemple),Réaliser la gestion administrative du personnel,Relayer de l'information,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Suivre la comptabilité d'une structure

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).