Chargé·e de Gestion Administrative et Financière H/F - Rectorat de Normandie

Finalité :

Le ou la chargée de gestion administrative et financière assure les opération administratives et financières des différentes missions du pôle administratif et financier de l'IFPRA

Résidence administrative :

Pôle administratif et financier IFPRA de Mont Saint Aignan

Missions principales :

- Gestion des commandes:

vérification des crédits disponibles, demande de devis, saisie des engagements juridiques (bons de commande), passer les commandes, suivi de la bonne exécution, réception des articles et constatation du service fait, vérification de la facture, et saisie de la demande de paiement dans le logiciel de gestion.

- Gestion des frais de déplacements :

réception et vérification des étatset justificatifs, création des agents, saisie le logiciel de frais de «déplacement », édition des états, mise à la signature de l'ordonnateur, saisie de la demande de paiement dans le logiciel de gestion

- Suivi des conventions et contrats divers :

lecture, suivi du circuit des signatures, suivi de la réalisation, contrôle de cohérence facture.

- Rémunération des intervenants :

réception et vérification des états de services faits, vérification de la complétude des dossiers (fiche de renseignements, RIB, lettre d'engagement en vacations ou autorisation de cumul), saisie dans GRANI

- Numérisation de toutes les pièces justificatives de dépenses et recettes à rattacher à chaque demande de paiement dans le logiciel de gestion (factures, bon de livraison, conventions, états de frais de déplacement, justificatifs de repas/d'hébergement, péages, parking...)

- Participe à la tenue d'un tableau de suivi budgétaire récapitulant toutes les dépenses (personnel, fonctionnement, interventions, investissements)

- Participation à l'élaboration des bilans financiers

- Dépôt et retrait de factures sur Chorus

- Numérisation de toutes les pièces justificatives (convention, liste d'émargement, notification)

- Classer et archiver

- S'assurer de la mise en oeuvre des recommandations conformément aux exigences du label qualité EDUFORM.

- Participer aux réunions de travail

- Réception et enregistrement du courrier

Relations hiérarchiques :

Le ou la chargée de gestion administrative et financière est placé(e) sous l'autorité hiérarchique du directeur de l'IFPRA Normandie et est rattaché(e) fonctionnellement au Directeur Administratif et Financier de l'IFPRA

Connaissance :

Connaitre la logique comptable et la gestion budgétaire publique

Maitriser l'outil informatique et les moyens de communication

Posséder des qualités rédactionnelles

Profil professionnel :

Rigueur et organisation

Discrétion professionnelle

Capacités de travail en équipe

Capacités d'adaptation aux situations

Rigueur et organisation

Compétences opérationnelles :

Savoir construire et suivre un tableau de bord

Techniques d'analyse et de contrôle

Techniques organisationnelles et de définition des priorités

Techniques rédactionnelles de mails, courriers et autres productions administratives

Savoir alerter et rendre compte