Assistant·e de Cabinet de la Présidence - 279 H/F - Université de Toulouse

Le cabinet assiste la présidente et les membres de l'équipe politique dans la réalisation de l'ensemble de leurs missions, notamment en assurant le lien avec les services de l'administration placés sous la direction du Directeur Général des Services.

L'assistant.e de cabinet est placé.e sous l'autorité directe de la cheffe de cabinet.

Missions :
L'assistant.e du cabinet assure:

-L'appui à la gestion courante du cabinet

-l'assistance logistique et administrative de la présidente et des son équipe

Activités:

Organiser l'activité professionnelle de la présidente et de l'équipe

Gestion des agendas et prises de rendez-vous

Planification et gestion des déplacements (mission, réunions, conférences et colloques)

Réalisation de travaux préparatoires aux réunions (recherche d'informations, constitution de dossiers)

Filtrage et gestion des appels téléphoniques à l'intention de la présidente et du cabinet

Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs en les renseignant et en les orientant

Gestion du courrier entrant et sortant

Mise en forme de documents

Classement et archivage de dossiers

Suivi du circuit des parapheurs

Gestion et traitement de la messagerie

Appui à l'organisation générale du cabinet:

Définir et mettre en oeuvre des procédures de gestion et d'organisation facilitant le traitement de l'information interne et externe

Participation à des projets transversaux portés par la présidence

Participation à l'organisation des réceptions, cérémonies, et événements

Mise à jour de fichiers de données, produire des tableaux de bord

Mise à jour de l'intranet

Participation et rédaction de comptes rendus de réunions

Participation aux réunions de direction de l'équipe présidentielle avec rédaction des relevés de décision

Conditions particulières:

Le poste exige souplesse horaire et disponibilité, ainsi qu'une capacité à gérer des situations d'urgence dans les périodes de surcharge de travail.

CONNAISSANCES:

- Bonne connaissance des circuits de l'université et de la règlementation de base qui régit l'université

- Parfaite maitrise des tâches d'assistance de direction

- Techniques d'élaboration de documents

SAVOIRS-FAIRE:

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe

- Savoir rendre compte

- Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie

- Mettre en oeuvre des procédures et des règles

- Savoir s'exprimer oralement avec aisance

- Savoir utiliser les logiciels spécifiques à l'activité

- Avoir de réelles qualités rédactionnelles

- Mettre en oeuvre les techniques de classement

SAVOIRS COMPORTEMENTAUX :

- Qualités relationnelles

- Esprit d'équipe

- Autonomie

- Sens de l'initiative

- Sens de l'organisation

- Loyauté

- Rigueur/Fiabilité

- Disponibilité et discrétion

Diplôme BTS Support à l'action managériale souhaitée

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