Gestionnaire Administrative Recherche H/F - Institut Superieur de Mecanique de Paris

Activités principales :
Sous la responsabilité de la responsable du service gestion et ingénierie de la Recherche
- Gestion administrative des doctorants (inscriptions, soutenances, .), collaboration avec la/le chargé(e) d'appui pour la Recherche (partage des informations et données correspondantes, relations avec les écoles doctorales)
- Gestion des hébergements (ALJT) pour les doctorants et invités
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers), et notamment la prise en charge administrative des nouveaux arrivants contractuels Recherche,
- Secrétariat de la Direction de la Recherche, Partenariats et Valorisation (DRPV) et de ses services, gestion des salles (réunions, convivialité) et moyens communs de la Recherche.
- Elaboration de guides pratiques, fiches de référence pour l'ingénierie de la Recherche
- Apporter un soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) des activités Recherche et de ses manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloques) en collaboration avec les collègues du service.
- Répondre aux demandes d'informations des usagers, personnels et extérieurs
- Participer à la démarche qualité/DDRSE de l'établissement dans son périmètre d'activité
- Participation au déploiement d'un outil pour la gestion des contrats de Recherche

Connaissance, savoir :
- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur et de la recherche.
- Environnement administratif des laboratoires et des Écoles Doctorales.
- Réglementation et procédures de gestion administrative.
- Outils bureautiques et collaboratifs : suite Office, Teams, Sharepoint, Forms, réseaux sociaux.
- Outils de gestion de données.
- Connaissances de la Démarche Qualité

Savoir-faire :
- Gestion administrative
- Planification et logistique
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et collaboratif (Teams)
- Rédiger des supports d'information
- Mettre en oeuvre les procédures qualité et contribuer à leur suivi.
- Accueil du public
- Travail en équipe
- Savoir rendre compte

Savoir être :
- Rigueur et sens de l'organisation.
- Polyvalence et capacité à hiérarchiser les priorités.
- Autonomie.
- Sens du travail en équipe et du service public.
- Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
- Réactivité et adaptabilité.
- Qualités relationnelles.

Ce poste est ouvert aux fonctionnaires (mutation, détachement) et aux contractuels (CDD de 12 mois renouvelable), salaire selon expérience.

Le poste est à pourvoir au 1er mai 2026.

Candidature à envoyer par mail à ****@****.** (CV + lettre de motivation).

Experience: Débutant accepté

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Gérer la communication interne et externe,Relayer de l'information

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de curiosité, d'ouverture d'esprit : Capacité à aller chercher au-delà de ce qui est donné à voir, à s'ouvrir sur la nouveauté et à investiguer pour comprendre et agir de façon appropriée.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.