Gestionnaire Administratif et Financier H/F - Université de Bordeaux

Le département Génie Mécanique et Productique de l'IUT de Bordeaux (GMP) délivre le diplôme du BUT GMP visant à former des généralistes des industries mécaniques. Il propose également de suivre la licence professionnelle Organisation Management des Services de l'Automobile (OMSA). Le secrétariat du département comprend 3 personnes dont 2 assurent les missions liées à la direction des études et à l'accompagnement des étudiants. La personne recrutée assurera la gestion financière du département et assistera la direction du département dans ses missions. Avec son coeur de métiers au sein des activités secondaires ancrées sur les besoins de l'industrie, doté de plateaux techniques, le département GMP fait de nombreuses commandes, répond régulièrement à des appels à projet pour investir dans du matériel et construit des appels d'offres pour leur acquisition. Le/la gestionnaire financière peut agir sur plusieurs lignes budgétaires. La gestion des immobilisations est également importante pour tenir compte des évolutions régulières de matériels. Les déplacements des enseignants génèrent de nombreux ordres de mission, y compris à l'international. La personne en assurera la gestion. L'adjoint-e en gestion administrative appuie l'enseignant référent dans ses échanges avec les vacataires, il assure la mise en place de leur dossier et vérifie leur complétude et leur éligibilité. Il assurera aussi la gestion de la campagne de collecte sur solde de la taxe d'apprentissage.

La mission s'articule autour de la gestion administrative et de la gestion financière :

- assurer la gestion financière et comptable du département en liaison avec le Chef de Département.

- Assurer le secrétariat de direction, et la communication externe du département

Activités principales:

- Appliquer la réglementation imposée dans son domaine d'activité
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et l'orientation des interlocuteurs internes et externes
- Classer et archiver des documents
- Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels et les équipes
- Retranscrire des informations orales à l'écrit
- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
- Réceptionner, diffuser et assurer la traçabilité du courrier
- Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière, ressources humaines...)
- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, certificats administratifs...), les reproduire et les diffuser
- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés
- Traiter et diffuser des informations internes et externes concernant le fonctionnement de l'unité
- S'informer et suivre l'évolution de la réglementation dans son domaine d'activité
- Consigner les procédures applicables dans son domaine
- Suivre les crédits par type de dépenses ou d'opérations ou par structure
- Alimenter les bases de données du domaine d'intervention et faire un suivi
- Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion
- Enregistrer les données budgétaires
- Classer et archiver les pièces et justificatifs d'opérations financières et comptables
- Suivre l'évolution des règles, directives et procédures financières et/ou comptables
- Procéder aux opérations d'engagement, liquidation, mandatement
- Intégrer les données, contrôler leur validité et leur cohérence
- Etablir, à partir du système d'information de l'établissement, les états et bilans comptables et/ou financiers et les tableaux de bord nécessaires au suivi de l'activité
- Produire et collecter les données juridiques, comptables et/ou financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques)
- Suivre et contrôler les opérations comptables et financières dans le cadre établi des plans de contrôle (dépenses et recettes)
- Suivre l'exécution du budget, préparer les décisions budgétaires modificatives

Titulaire d'un diplôme de niveau 3 (ou plus) dans le domaine de la gestion administrative et/ou financière et comptable

Savoirs:

- Culture internet
- Tableur
- Environnement et réseaux professionnels
- Techniques d'accueil téléphonique et physique
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication
- Systèmes d'information budgétaires et financiers
- Marchés publics
- Finances publiques
- Règles et techniques de la comptabilité

Savoir-faire:

- Accueillir et prendre des messages
- Utiliser les outils bureautiques
- Accueillir les populations concernées
- Enregistrer et classer les documents
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
- Rédiger des rapports ou des documents
- Savoir rendre compte
- Travailler en équipe
- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Assurer le suivi des dépenses et des recettes
- Appliquer des règles financières
- Analyser les données comptables et financières

Savoir-être:

- Réactivité
- Sens de l'organisation
- Sens relationnel
- Rigueur/fiabilité
- Sens de la confidentialité

Une expérience avérée dans le domaine de la gestion financière est souhaitée.