Assistant Administratif et Comptable H/F - Samena

Vous intervenez sous la responsabilité de la Direction générale de la Maison MEÏ, et en étroite collaboration avec le service administratif et comptable de la maison MEI et de la société SAMENA.

L'assistant administratif (H/F) est le pilier du bon fonctionnement d'une entreprise. Il se charge de diverses tâches de la fonction d'assistance administrative.

Vos missions principales :
Administration :
- Assurer la distribution du courrier administratif de l'entreprise
- Réaliser l'accueil téléphonique et faire le suivi du répondeur
- Classer et archiver les documents papiers et numériques
- Prendre en charge la rédaction du courrier quotidien
- Mettre à jour les fiches clients
- Etablir les diverses déclarations de stock
- Effectuer les déclarations officielles mensuelles auprès des services des douanes (DRM, DAE)
- Traiter les litiges, réclamations et retours clients
- Gestion des consommables (étiquettes, cartons, consommables, autres produits d'emballage, .)
- Réaliser les tableaux de suivi des mises en bouteilles et des reprises TB en fonction des informations reçues

Comptabilité :
- Saisie des règlements/rapprochement factures
- Relance des clients sauf pour l'export (commerciale en charge)
- Demande d'assurance-crédit pour les nouveaux clients
- Etablir ou réceptionner les bons de livraison et gère les relations avec les transporteurs
- Effectuer et préparer les factures clients

Commerciale :
- Accueillir les visiteurs et ventes aux clients particuliers
- Participation à la préparation de commandes sur Vinistoria / isavigne
- Impression contre-étiquettes et/ou étiquettes carton
- Organisation des salons et congrès nationaux (réservations.)
- Préparation des déplacements internationaux (élaboration du calendrier, phoning, Préparation des RDV, préparation des réservations vols, hôtels, .) en collaboration avec le service commercial
- Suivi des stocks avec le winemaker et la comptabilité
- Préparation de commandes à la cave pour les clients locaux

Missions transverses :
- Participer aux livraisons client avec le véhicule de service
- Réaliser un reporting régulier de son activité auprès de sa direction
- Envoi d'échantillons divers (demandes + préparation des cartons)
- Inscriptions aux concours, salons, magazines en binôme avec le/la commercial/e
- Assister le Winemaker dans la création d'Ordres de Fabrication pour les mises en bouteilles ou reprises de TB et d'autres documents liés pouvant être utiles
- Créer les nouveaux Gencodes
- Mise en place et remise en état de la table après les dégustations + Vidage du lave-vaisselle et rangement

D'autres missions polyvalentes à votre fonction principale peuvent vous être demandées.

PROFIL :
Compétences techniques :
Connaître l'environnement du Domaine (fournisseurs, partenaires, .)
Connaître les clients principaux et savoir anticiper leurs attentes et demandes en l'absence de commerciaux

Savoir-faire :
Savoir gérer au mieux les intérêts du domaine
Savoir communiquer à l'oral et rédiger à l'écrit
Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, internet, messagerie électronique.)

Savoir être :
Rigueur, sens de l'initiative et communication, esprit critique
Avoir une maitrise de la confidentialité des informations

Avoir la maitrise des savoir de bases
Expérience minimum de 2 ans sur un poste similaire
Permis B obligatoire car vous vous déplacerez ponctuellement dans les autres agences ( Aix et Venelles)
Poste en CDI
Volume horaire de 35h du lundi au vendredi

Rémunération : environ de 2 200 à 2 600 € Brut /mois selon profil et expérience

Experience: 2 An(s)

Compétences: Logiciels comptables,Codifier une facture

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Culture de la vigne

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).