Assistant Administratif Dispositifs d'Accueil H/F - Conseil Départemental de la Vendée

Sous l'autorité de la Responsable de l'unité Dispositifs d'accueil, vous aurez en charge les missions suivantes:

1. Tri et rationalisation des dossiers archivés

- Examiner un à un les dossiers des enfants, des assistants familiaux et des établissements.
- Identifier et extraire les documents arrivés à échéance de conservation selon le calendrier en vigueur fixé par les Archives départementales.
- Éliminer physiquement les documents ne devant plus être conservés (selon la procédure sécurisée).
- Signaler les dossiers incomplets ou incohérents aux cellules concernées.

2. Préparation des destructions réglementaires

- Participer aux réunions de coordination (cellule RH AF / cellule Établissements-Tarif / Archives départementales).
- Préparer les éléments pour les bordereaux de destruction (références, volumes, types de documents).
- Classer et conditionner les boîtes destinées à la destruction.
- Assurer le suivi et la traçabilité des destructions réalisées.

3. Réorganisation des espaces d'archivage

- Optimiser l'occupation des espaces physiques.
- Reconditionner les boîtes d'archives lorsque c'est nécessaire (réétiquetage, homogénéisation).
- Réimplanter les dossiers conservés selon un classement clair et facilement consultable.

4. Activités transversales

- Collaborer avec la personne référente des Archives départementales
- Participer à la mise en place ou à l'amélioration de procédures internes de tri et d'archivage physique.
- Rendre compte de l'avancement du chantier (tableaux de suivi, volumes traités, difficultés).
- Assurer ponctuellement le relais du secrétariat de l'unité des Dispositifs d'Accueil

- Formation initiale dans le domaine administratif
- Connaissance des techniques d'archivage physique (tri, durée de conservation, destruction)
- Connaissance des règles de conservation administratives et juridiques (souhaitée)
- Compréhension du fonctionnement de l'ASE (appréciée mais non indispensable)

- Rigueur et méthode dans l'exécution des tâches
- Capacité à trier, classer, organiser des dossiers volumineux
- Lecture méthodique de documents administratifs et juridiques
- Travail autonome sur un chantier volumineux
- Discrétion absolue et respect du secret professionnel
- Capacité d'adaptation et de collaboration avec plusieurs cellules