Assistant Direction des Opérations H/F - Association PARME

Acteur de l'économie sociale et solidaire, Association PARME propose des solutions l'hébergement meublé destinées au logement temporaire des jeunes actifs, des salariés en mobilité géographique, des étudiants, des stagiaires en formation.

Avec 56 résidences dans toute la France soit près de 6 200 chambres et studios meublés en gestion dont 3/4 en Île-de-France, l'association soutient l'activité économique des régions, et plus particulièrement dans les zones de forte tension immobilière.


L'Association recherche un·e Assistant·e de Direction des Opérations pour appuyer l'activité quotidienne des équipes et contribuer au bon fonctionnement administratif et organisationnel du service.

Vos missions :

- Assurer le suivi des contrats de prestataires : veiller à la bonne exécution des prestations, tenir à jour les échéances contractuelles et être l'interlocuteur·rice privilégié·e pour les questions administratives ou opérationnelles liées aux contrats.
- Gérer et organiser les plannings : coordonner les disponibilités des équipes, anticiper les besoins, garantir une répartition fluide des activités et contribuer à l'optimisation du fonctionnement quotidien du service.
- Coordonner les aspects techniques avec les équipes et les prestataires : centraliser les demandes, suivre l'avancement des interventions, faciliter la communication et garantir une résolution efficace des situations opérationnelles.
- Assurer le secrétariat de la Commission d'attribution : préparer les dossiers, organiser les séances, rédiger les comptes rendus et veiller au respect des procédures internes comme réglementaires.
- Gérer la boîte mail générique de contact : trier, répondre ou rediriger les messages, assurer un premier niveau d'information et garantir une réponse rapide et qualitative aux interlocuteurs internes comme externes.
- Participer à la gestion de la validation des factures : contrôler la conformité des pièces transmises, collaborer avec les équipes de terrain pour compléter les informations nécessaires et veiller au respect des délais de traitement.
- Soutenir la préparation des demandes de subvention : rassembler les données, préparer certains éléments de dossiers et contribuer à la conformité administrative des documents transmis aux financeurs.
- Mettre en cohérence les plateformes Visale et PIH : vérifier les informations, actualiser les données et s'assurer de l'alignement entre les différents outils utilisés par le service.

- Formation Bac +2, idéalement dans le domaine de l'immobilier
- Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint)
- Organisé(e), réactif(ve), rigoureux(se), vous savez gérer les urgences et les imprévus.