Gestionnaire de Proximité Cursus Bachelor H/F - Service Public

La Direction de la formation initiale (DFI) de l'ENTPE coordonne l'ensemble des programmes de formation initiale, en lien avec d'autres services de l'école. Cette direction rassemble plusieurs départements et services chargés de suivre les étudiants au cours de leur scolarité, de superviser la préparation et la mise en oeuvre des activités pédagogiques, de réaliser directement une partie des enseignements et d'assister et accompagner l'ensemble des intervenants d'un point de vue pédagogique et logistique.

Dans le cadre du déploiement de l'offre bachelor, la Direction de la formation initiale recherche un ou une gestionnaire de proximité affecté.e au département cursus bachelor.

Vos principales missions sont les suivantes :

Appui à la gestion du parcours de formation de bachelor 1e année :

- Vous accueillez et suivez les étudiants: recueil et saisie des notes et des absences, saisie dans le système d'information de la scolarité, inscription des étudiants dans les cours (Aurion).

- Vous participez à l'adaptation du planning détaillé.

- Vous organisez des séminaires et des cours : organisation logistique des séminaires et des cours de 1°année, réservations de salles, planification des examens.

- Vous apportez un appui logistique aux projets territoriaux (1 projet par semestre): réservation bus, établissement des devis et des bons de commandes internes.

Appui à la gestion des intervenants / enseignants de la formation de bachelor 1e année :

- Vous accueillez et assurez le suivi administratif des intervenants (contrats de vacations, mise en paiement...), bons de commande internes, conventions d'enseignement, frais de déplacements (création des ordres de missions, réservation de chambres, de titres de transport).

- Vous apportez un soutien administratif aux enseignants (emploi du temps, logistique).

Appui à la gestion des cours du bachelor MTI/IRE en coordination avec la gestionnaire de l'INSA :

- Vous accueillez les étudiants.

- Vous réservez des salles et assurez la communication des émargements.

- Vous assurez le suivi administratif des intervenants (contrats de vacations, mise en paiement...) , conventions d'enseignement, frais de déplacements (création des ordres de missions, réservation de chambres, de titres de transport).

- Vous apportez un soutien administratif aux enseignants (emploi du temps, logistique).

Appui à la gestion de cours pour le compte d'autres département de la direction des formations :

- Vous accueillez et assurez le suivi administratif des intervenants (contrats de vacations, mise en paiement...), conventions d'enseignement, frais de déplacements (création des ordres de missions, réservation de chambres, de titres de transport).

- Vous apportez un soutien administratif aux enseignants (emploi du temps, logistique).

- Vous mettez à jour les plannings et inscrivez les étudiants dans les cours.

- Vous assurez les saisies liées à vos mission, dans le logiciel de scolarité.

Au-delà de ces missions régulières, vous participez aux réunions, contribuez à la continuité du service de la formation dans le département bachelor (interim avec la gestionnaire des formation de bachelor 2ème année «B2» et des formation de bachelor 3ème année «B3») et plus généralement au sein de la direction de la formation initiale.

Liaison hiérarchique:

Vous travaillez sous l'autorité hiérarchique du responsable du département Cursus Bachelor.

Vos Compétenceset qualités personnelles

Savoir:

- Vous connaissez les procédures administratives et comptables

- Votre capacité à appréhender l'environnement de l'enseignement supérieur ou de la formation professionnelle, sera un plus.

Savoir-faire:

- Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs (messagerie, traitement de texte...)

- Vous savez prendre des initiatives et anticiper

- Vous savez travailler en équipe

- Vous savez gérer des priorités et faire remonter l'information

- Vous savez communiquer à l'oral et à l'écrit

Votre connaissance du système d'information de scolarité pour les misions de gestionnaire de proximité (Aurion) sera un plus. Des formations et tutorats seront proposés à la prise de poste.

Savoir être:

- Vous êtes rigoureux.se et méthodique

- Vous êtes autonome, organisé.e et réactif.ve

- Vous faites preuve de discrétion professionnelle