Assistant Pôle Marchés Juridique H/F - Ardeche Habitat

Ardèche Habitat, Office Public de l'Habitat du département de l'Ardèche.
1er opérateur du logement du département de l'Ardèche, l'Office assure la gestion de 6 800 logements et une production annuelle de 50 logements en locatifs aidés et accession sociale sécurisée.
Membre du groupe «SC AMPLITUDES» regroupant 35 000 logements sur le territoire Bourgogne - Auvergne Rhône Alpes.

Travaillant au sein de la Direction du Patrimoine et du pole marché:
Vos missions principales:

- Organiser le classement et l'archivage des dossiers dans le respect des procédures internes.
- Assurer la saisie, mise en forme et diffusion de documents (courriers, rapports, contrats) liés à la passation des marchés et à l'activité juridique.
- Participer à la préparation des pièces administratives nécessaires à l'analyse des candidatures et des offres.
- Vérifier la complétude et la conformité des candidatures et des offres.
- Réceptionner et enregistrer les plis dématérialisés.
- Contribuer à l'organisation des commissions (CAO, CDM, jurys).
- Rédiger les courriers liés aux procédures (rejets, notifications.).
- Assurer la notification, l'OS et la signature des marchés.
- Participer à la gestion des avenants et des actes liés à la sous-traitance en lien avec la gestionnaire.
- Assurer la relation avec les prestataires et partenaires extérieurs.
- Collecter et transmettre les pièces nécessaires à la constitution des dossiers de certificats d'économies d'énergie (CEE) et en assurer le suivi (tableaux de bord, relances) en lien avec la responsable.
- Assurer le suivi et la mise à jour des tableaux de bord d'activité (sous-traitance, avenants, chantier.).
- Contribuer à l'élaboration et à l'actualisation des documents et procédures internes.
- Assurer un appui administratif aux activités foncières et juridiques (classement, suivi et mise à jour des tableaux de bord) en lien avec la responsable.
- Assurer le suivi de la régularité administrative des entreprises, notamment via la plateforme e-attestations.
- Contribuer à la rédaction et/ou rédiger des marchés de services (TOPO, AMIANTE, CT, CSPS, ACOUSTIQUE, EDS.) en lien avec la gestionnaire.

Compétences & profil recherché
FORMATION / EXPERIENCE
Bac ou expérience équivalente.
Bon niveau en bureautique (notamment word et excel).

SAVOIR-FAIRE
A de l'aptitude à organiser son plan de charge.
Aisance à prendre en compte de nouveaux outils.
Communication écrite : maîtrise les règles d'orthographe, de grammaire et de présentation.
Communication orale : adapte son langage, ses messages, au type de public ou d'interlocuteur, s'exprimer au nom de Ardèche Habitat - Maîtrise du téléphone, des outils bureautiques (Word et Excel) et de la messagerie.
Maîtrise la dématérialisation.
Sait organiser un classement - Organisation et planification : respecter les procédures d'organisation, planifie ses activités à moyen terme, gère priorités et les aléas.
Bonne gestion des échéances.

SAVOIR ETRE
Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative.
Maîtrise de soi : self control, capacité à travailler dans l'urgence, polyvalence et implication.
Rigueur : organisation et méthode.
Dynamique et réactive.
Ecoute et communication : sens du relationnel et de l'esprit d'équipe, notion de service, interservices.
Sens du service rendu.
Sens de l'entreprise : confidentialité des informations traitées.
Capacité à travailler dans un environnement réglementé.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Réaliser une recherche documentaire

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Location de logements

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.