Assistant Administratif - Communaute d'Agglomeration Gaillac-Graulhet H/F - Structures de coopération territoriale

L'Assistant administratif exerce ses fonctions au sein de la Direction Déchets. Il travaille en binôme afin d'assurer la continuité de service.

Suivi des activités financières

- Assurer la saisie des bons de commande de la direction et suivre leur traitement jusqu'à l'envoi aux presta-taires.
- Vérifier le service fait des commandes et valider les factures.
- Gérer les annulatifs et les mettre en signature.
- Participer à l'élaboration de la maquette budgétaire (saisie sur le logiciel métier Ciril), et suivre et contrôler les dépenses.
- Travail en binôme et en lien avec le service finances.

Suivi des activités administratives

- Assurer le suivi de la redevance spéciale : gestion des conventions, relations avec les professionnels, dota-tions de bacs, gestions des réclamations.
- Gérer les courriers entrants/sortant de la direction déchets : rédaction des projets de réponse, suivi logiciel courrier, mise en signature (logiciel spécifique) et transmission.
- Gérer et traiter la boîte mail générique "déchets.ménagers" : recherche des éléments de réponse auprès des collègues, rédaction des projets de réponses aux usagers (courrier / courriel), envoi des réponses.
- Assurer la gestion des composteurs (suivi des stocks, rédaction des bons de retraits, suivi comptable).
- Rédiger et mettre à jour les fiches procédures et les notes de service de la direction (intérim, suivis des cour-riers, suivi des réclamations, ...).
- Suivre les besoins en intérim et les dépenses liées : vérification et mise en signature des contrats dans le logi-ciel dédié, contrôle de cohérence avec le planning, vérification des factures.
- Suivre tout dossier administratif confié par la directrice.

Suivi des activités techniques

- Rechercher et prérédiger les cahiers des charges des consultations fournitures / services de la direction, en lien étroit avec la commande publique.
- Gérer les besoins en EPI de la direction (commande, marquage, dotation, stock).
- Suivre les heures supplémentaires du service collecte et faire le lien avec le service paie.
- Suivre les demandes de congés et absences de la direction.

- Expérience similaire souhaitée
- Pratique du logiciel Ciril appréciée
- Rigueur, organisation, autonomie, initiatives, diplomate, qualités relationnelles, travail en équipe, qualités rédac-tionnelles
- Capacités d'analyse et de synthèse
- Maitrise de l'outil informatique, des outils partagés et de présentations sous Power Point