Adjoint Administratif - Gestionnaire - ma Bourges H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP DIJON

Placé(e) sous la responsabilité directe de la responsable du secrétariat-RH, vous serez chargé(e) d'assurer d'une part, la gestion administrative de l'établissement et d'autre part, le suivi de la carrière des agents, de leur nomination à leur radiation des cadres, en passant par toutes les positions administratives rencontrées par un agent au cours de son parcours professionnel.

Nombre d'agents à encadrer

A B C Sans objet

Composition et effectifs du service

Ø 1 secrétaire administrative + 1 adjointe administrative

Votre hiérarchie

N+1 la responsable du pôle administrative

N+2 l'adjoint au chef d'établissement

1 - Secrétariat de direction
Ø Accueil téléphonique pour la direction : orientation / prise de messages téléphoniques,
Ø Diffusion des notes de services/ notes d'informations,
Ø Reprographie des documents internes à l'établissement (règlement intérieur, livret d'accueil) - secrétariat des instances institutionnelles (réunions de gradés, comité technique...) : prise de notes et rédaction des Procès-verbaux et des comptes rendus
Ø Demande de casier judiciaire de type B2
Ø Réalisation des autorisations d'accès à l'établissement
Ø Demande d'enquête administrative auprès des services de la préfecture
Ø Elaboration des permis de visite
Ø Archivage
2 - Ressources humaines
Recrutement/ nomination :
Ø Constitution des dossiers de prise en charge administrative et financière des agents
Ø Etablissement du procès-verbal de prise de fonction - Notification des contrats aux contractuels.
Avancement / reclassement / Mutation :
Ø Notification des décisions d'avancement d'échelon,
Ø Suivi des demandes de reclassement, notification des décisions et arrêtés,
Ø Etablissement des tableaux d'aptitudes,
Ø Enregistrement des demandes de mutation des agents,
Ø Simulation des fins de carrière (calcul des droits à la retraite) / gestion des demandes de prolongation d'activités,
Ø Traitement des demandes afférentes aux situations administratives : temps partiel de droit et sur autorisation, demande de mi-temps thérapeutique, demande de reprise,
Ø Traitement des titularisations ou prolongation de stage,
Ø Traitement des diverses situations administratives (mise à disposition, détachement, radiation des cadres, disponibilités...),
Congés :
Ø Archivage des demandes de congés dans les dossiers des personnels
Ø Traitement des demandes de congés bonifiés, des demandes de congés de présence parentale, des demandes de congés maternité et paternité
Discipline / décoration :
Ø Notification et enregistrement de lettres de félicitations / de témoignages officiels de satisfaction
Ø Enregistrement des lettres d'observations/ des sanctions (avertissement / mise à pied/radiation)
Ø Archivage des demandes d'explication
Remboursements de soins :
Ø Traitement des demandes de remboursements de soins (optiques, dentaires, et auditifs)
Formation
Ø Communication par mail ou voie d'affichage des offres de formation aux personnels
Ø Traitement des demandes de formation
Ø Suivi et notification aux agents
Maladies / Accident de travail :
Ø Enregistrement des avis d'arrêts de travail sur Harmonie
Ø Etablissement des décisions d'imputabilité d'un accident de service au travail
Ø Etablissement des décisions d'accident de travail
Ø Suivi et transmission des demandes de paiement des prestataires intervenus dans le cadre d'accident de travail aux services de la DISP
Ø Saisine d'experts médicaux
Ø Saisine du comité médical et de la commission d

Connaissances
Organisation de l'administration pénitentiaire
Réglementation RH
Logiciel métier (Harmonie)
Logiciel (Word Excel Outlook...)

Savoir-faire
Sens du service public
Capacité à prioriser
Adaptabilité
Sens du compte rendu
Prise d'initiative

Savoir-être
Organisée Autonomie Rigueur Discrétion
Disponibilité