Assistante - Assistant de Direction Aupres des Secretaires Generaux H/F - Conseil d'Etat

Votre environnement de travail

Le cabinet est organisé en un pôle et deux bureaux fonctionnels (Secrétariat-Protocole, Organisation-Événements, Fonctionnement et Moyens) dont les missions sont principalement des activités d'organisation et de fonctionnement logistique. Il assure les prestations quotidiennes de fonctionnement courant du Conseil d'Etat, il organise les rencontres institutionnelles et les manifestations, il assure le secrétariat du vice-président et des secrétaires généraux du Conseil d'Etat.

Le secrétariat des secrétaires généraux prend en charge tous les aspects matériels de l'organisation quotidienne du travail du secrétaire général, des secrétaires généraux adjoints et de la secrétaire générale des tribunaux administratifs et des cours administratives d'appel. Ce secrétariat, rattaché au Cabinet du Conseil d'Etat, travaille en étroite collaboration avec le secrétariat particulier du vice-président. Il a par ailleurs comme principaux interlocuteurs les secrétariats des présidents de juridiction, des chefs de service du Conseil d'Etat, des cabinets ministériels et des directeurs d'administration centrale. Le (la) chef (fe) du secrétariat en coordonne l'activité.

Vos missions

Auprès des secrétaires généraux, vous serezgarant(e) de la bonne organisation de leurs rendez-vous, réunions et déplacements. vous aurez un rôle d'alerte et de veille avec une démarche d'anticipation pour le bon déroulement des journées de travail.

Disponible, respectueux (se) du travail en équipe et doté(e) d'un grand sens de l'organisation,vous devrez plus particulièrement développer son activité dans les domaines suivants :

1/ organisation de l'activité des secrétaires généraux: tenue et vérification permanente des quatre agendas, prise de rendez-vous, planification, organisation et préparation des réunions ponctuelles et récurrentes, rencontres internes et externes (entretiens bilatéraux ou auditions), préparation des dossiers afférents, réservation de salles et des matériels informatiques, envoi et suivi des invitations.

2/ suivi et rédaction des documents utiles: rédaction et diffusion de documents et comptes-rendus, mise à jour de bases de données pour publipostage, et des procédures.

3/ gestion des déplacements professionnels : établissement des ordres de missions, réservations et commandes des billets de transports et hôtel, états de frais sur le logiciel Chorus DT.

4/ suivi du courrier et préparation des dossiers : enregistrement et traitement du courrier et des parapheurs, classement et archivage papier et numérique des courriers et des documents, mise à jour des bases contacts, rédaction de lettres administratives ou notes.

5/ accueil physique et téléphonique: accueil des visiteurs des secrétaires généraux, gestion des appels téléphoniques.

Le secrétariat assure une couverture horaire de 8h30 à 19h30 en brigade.

Télétravail: très occasionnel.

Liens hiérarchiques :

N+1: La cheffe de cabinet

N+2: Le secrétaire général

Ayant une aptitude à travailler en équipe et à partager l'information, vous faites preuve de discrétion, d'équanimité, de rigueur, de polyvalence et de capacité d'adaptation.

Vous possédez les compétences et savoirs suivants :

Connaissances

Niveau expert
- Techniques de secrétariat ;
- Outils bureautiques courants (Outlook, Excel, Word).

Niveau maîtrisé
- Maîtrise de l'application de gestion de courrier Elise ;
- Communication écrite et orale ;
- Techniques d'indexation, de classement et d'archivage ;
- Connaissance de l'organisation du Conseil d'Etat et du contexte institutionnel.

Savoir-Faire

Niveau expert
- Capacité d'organisation et de gestion du temps ;
- Aptitude à travailler en brigade ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Excellent relationnel et adaptabilité aux différents interlocuteurs.

Niveau maîtrisé
- Réactivité et soin dans l'exécution des travaux ;
- Gestion des situations d'urgence.