Adjoint au Chef du Service Scolarité Organisation des Formations et Vie Étudiante H/F - Service Public

Le service de la scolarité et de la vie étudiante est dirigé par le responsable de service assisté d'un(e) adjoint(e). Il est composé de plusieurs pôles : cycle licence, cycle master, HMONP (habilitation de l'architecte diplômé d'État à l'exercice de la maîtrise d'oeuvre en son nom propre), formations post-master et doctorat, bi-cursus, formation professionnelle et continue, stages et vie étudiante.
Le service de l'organisation des formations, de la scolarité et de la vie étudiante dépend hiérarchiquement de la directrice adjointe. Le responsable encadre une équipe de 12 agents (11 agents de catégorie B et 1 agent de catégorie C).
Le poste est en interaction avec la direction, ainsi qu'avec les services des relations internationales, de la recherche, de la communication et de la valorisation, des ressources humaines, financier ainsi qu'avec les services, informatique et logistique.

"Missions et activités principales :
L'adjoint(e) au chef de service assure plus particulièrement, les missions suivantes :

Coordination opérationnelle du service
- Appuyer le responsable dans l'organisation et la coordination des activités du service
- Assurer un rôle de relais fonctionnel entre les agents du service, sans encadrement hiérarchique
- Contribuer à la priorisation et au suivi des activités en lien avec le responsable
- Coordonner l'activité des agents lors des temps forts de gestion (admissions, inscriptions administratives et pédagogiques, examens, jurys)

Gestion administrative de l'offre de formation
- Contribuer à la gestion administrative des formations (cycles Licence, Master, HMONP, formation continue)
- Assurer le suivi et la mise à jour des maquettes pédagogiques et leur traduction dans les outils de gestion de scolarité
- Participer à l'organisation et à la mise en oeuvre des calendriers pédagogiques et des emplois du temps
- Participer à la saisie et au suivi des affectations des enseignants dans Taïga

Organisation des études et des campagnes de scolarité
- Coordonner les opérations liées aux campagnes annuelles : procédures d'admission, inscriptions administratives et pédagogiques, examens, jurys, diplômes
- Sécuriser les procédures et fiabiliser les données de scolarité
- Préparer et participer aux commissions pédagogiques (fin de semestre, fin de droits, etc.) et aux jurys réglementaires (fin d'année, fin de cycle, etc.), en coordonnant la collecte des données nécessaires auprès des agents du service
- Apporter un appui aux agents dans la préparation et le déroulement de ces opérations

Qualité de service et relation aux usagers
- Contribuer à l'amélioration de l'accueil, de l'information et de l'accompagnement des étudiants
- Participer à l'harmonisation des pratiques au sein du service
- Concevoir et faire évoluer des outils de suivi des étudiants (réussite, statuts particuliers, fins de droits, exclusions, etc.)
- Participer à la production de données et à la réponse aux enquêtes (notamment ministérielles) relatives à la scolarité et à la vie étudiante

Participation aux instances et groupes de travail
- Préparer et participer aux instances de l'établissement en lien avec les formations et la vie étudiante, et notamment la CFVE (Commission des Formations et de la Vie Étudiante) : préparation des éléments de réponse relatifs à la scolarité
- Participer aux comités de pilotage (COPIL santé et vie étudiante) et aux groupes de travail thématiques (procédures d'admission, calendriers, emplois du temps, etc.)
- Contribuer à la préparation des dossiers et au suivi des actions issues de ces instances
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"Compétences principales mises en oeuvre :

Compétences techniques :
o Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur, et en particulier des ENSA
o Connaissance des principes de la gestion administrative
o Connaissance de la règlementation relative aux études (organisation des cursus, jurys, diplômes)
o Environnement bureautique et outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité

Savoir-faire
o Appliquer les procédures, les règles et les dispositions réglementaires
o Travailler en équipe et coordonner des activités sans lien hiérarchique
o Maîtriser les techniques de rédaction administrative
o Capacité à organiser, planifier et coordonner des activités dans des calendriers contraints
o Capacité à préparer des dossiers pour des instances (jurys, commissions, CFVE)
o Evaluer et hiérarchiser les besoins

Savoir-être (compétences comportementales)
o Sens de l'organisation
o Disponibilité
o Capacité d'adaptation
o Sens du service public
o Réactivité et capacité à gérer les priorités
o Rigueur / Fiabilité
o Sens des responsabilités
o Sens relationnel

Expérience (débutant, confirmé, expert) : expert souhaité

Liaisons hiérarchiques : le responsable du service de l'organisation des formations, de la scolarité et de la vie étudiante
Liaisons fonctionnelles : les étudiants, les enseignants, le service des ressources humaines, le service financier, le service des relations internationales"