Assistant·e Achats - Dir-Sg Grand Ouest H/F - Service Public

Le DPFAC assure trois principales missions et est organisé en conséquence en trois pôles :

- pôle maîtrise des risques et conformité : ce pôle, piloté par un agent de catégorie A, est en charge du déploiement de la démarche de maîtrise des risques dans l'ensemble de ses composantes, à savoir d'une part les enjeux financiers dans le prolongement de la démarche initiée prévoyant notamment l'animation de la communauté interrégionale du contrôle interne et l'accompagnement de la mise en oeuvre des démarches opérationnelles de maîtrise des risques en s'appuyant sur l'outil AGIR-MinJU, d'autre part les enjeux métier en lien avec les fonctions supports et enfin sur les enjeux de conformité notamment de probité ;

- pôle performance financière : ce pôle, piloté par un agent de catégorie A, couvre les enjeux liés aux changements en cours ou en devenir, liés aux outils (Chorus, Chorus formulaires, Chorus-DT), à la réglementation financière ou plus largement à des axes de modernisation en lien avec la migration de l'outil Chorus vers S/4 HANA. Le chef de pôle est la garant de la bonne mise en oeuvre du contrat de service signé entre tous les acteurs financiers interrégionaux, en mode CGF ;

- pôle achats : ce pôle, piloté par un agent de catégorie A , est en charge la déclinaison de la feuille de route et du pilotage du plan d'action interrégional.

Sous l'autorité du chef de département et du chef du pôle achats, les principales missions de l'assistant achats pour favoriser le développement et le suivi de la politique ministérielle des achats au sein du périmètre du DPFAC de la DIRSG-Rennes Grand Ouest sont les suivantes :

Assistance technique et gestion des outils SI Achats

- Assistance sur les outils de gestion Achats : APPACH, PLACE, CHORUS, ODA, ORAE, ...;

- Gestion des habilitations dans les systèmes d'informations des achats de l'Etat (SIAE) susvisés;

- Assistance à l'élaboration et renseignement des outils de reporting performance achat : extraction des données APPACH, aide à la saisie de la performance achat dans le module dédié d'Appach ;

- Aide au calcul du gain achat en phase de notification ;

Soutien logistique et secrétariat du pôle:

- Aide à la préparation, à l'organisation et au bon déroulement logistique des événements organisés par le pôle achatsou auxquels il participe ;

- Secrétariat du pôle : Organiser les réunions (réservation de salles, invitations, préparation des dossiers, etc.) et assurer le secrétariat des comités opérationnels (rédaction des compte rendus)

- Participation au recueil des informations auprès des directions sur les difficultés liées aux support mutualisés (Ugap/PFRA);

Suivi des procédures actives et reporting

- Tenue de la base documentaire, suivi des engagements juridiques et des accords-cadresdans Chorus, BDM, Osmose: consultation des pièces de marchés, des imputations, restitution des consommations, etc.

- Tenir à jour et suivre le tableau de suivi des marchés du pôle, le cas échéant renseigner les services approvisionneurs;

- Tenir à jour les indicateurs de suivi d'activité du service.

L'assistant achats est en relation permanente avec les supérieurs hiérarchiques, les services prescripteurs, les autres pôles du DPFAC, les PFRA du ressort et les services des comptables assignataires.

Connaissances
Connaître les règles comptables
Connaître les règles des marchés publics
Avoir la maîtrise des compétences en bureautique (Excel)
Les formations sont prévues afin d'appréhender le poste.

Savoir-faire
Capacité de rédaction, d'analyse, de synthèse
Conduire et piloter une activité, un projet
Conseiller, aider à la décision
Conduire une activité,
Capacité d'adaptations numériques,
Capacité à transmettre un savoir, à expliquer,
Identifier les besoins des services, capacité de dialogue, d'écoute
Travailler en équipe
Respecter les délais, anticiper et alerter

Savoir-être
Curiosité intellectuelle, force de proposition, Réactivité, dynamisme
Être rigoureux et méthodique,
Avoir le sens des échanges et de la communication, Capacité d'adaptation, Sens des relations humaines.

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Connaissance des procédures de marchés publics, expérience en rédaction des marchés publics ; des formations d'approfondissement sont possibles sur les outils.

Travail en équipe, culture et application du processus des marchés publics, culture budgétaire et comptable.