Secrétaire de l'Ecole de Musique - Mairie de Geispolsheim H/F - Communes

Placé(e) sous l'autorité directe du directeur de l'école de musique le/la secrétaire assure l'accueil et le secrétariat de l'établissement afin d'assurer une communication fluide et exhaustive à l'ensemble des interlocuteurs (élèves, enseignants, interlocuteurs extérieurs) et une gestion administrative organisée.

ASSURER LE SECRETARIAT DE L'ECOLE
Réceptionner et traiter les dossiers d'inscription des élèves de l'école de musique.
Ecrire les comptes rendus de réunions
Mettre à jour les différents tableaux de suivi et plannings
Assurer l'affichage et sa mise à jour au sein de l'école
Rechercher les devis, tenir à jour l'inventaire du matériel de bureau et proposer les commandes à faire.
Suivre les présences et préparer le tableau trimestriel de l'écolage.
Assurer l'archivage

ACCUEILLIR ET RENSEIGNER
Accueil physique et téléphonique.
Transmettre les informations, calendriers, convocations et résultats.

ASSURER LA GESTION ADMINISTRATIVE DES PROJETS DE L'ECOLE
Collecter les informations techniques nécessaires au bon déroulé des événements
Transmettre ces informations aux interlocuteurs adéquats
Archiver les dossiers de chaque projet

SAVOIRS :
BAC PRO/BTS Accueil - relations clients et usagers ou Secrétariat
Maîtrise de l'outil informatique (suite office : word et excel, Outlook...)
Expérience souhaitée en secrétariat
Excellente expression orale et écrite
Aisance en grammaire et orthographe

SAVOIR ETRE :
Sens de l'organisation, méthode et rigueur
Sens de l'adaptabilité,
Faire preuve de confidentialité
Autonomie, Initiative
Capacité à gérer les priorités

SAVOIR FAIRE :
Organiser et gérer des agendas
Garantir un suivi administratif
Capacité à trouver les informations par soi-même
Accueillir, orienter, renseigner le public
Assurer un accueil téléphonique de qualité