Secrétaire H/F - Cerebro Lesions Assistance

Modalités de candidature : lettre manuscrite et CV à envoyer par voie postale uniquement.
Bienvenue chez Handicap Services Alister, une structure à taille humaine alliant écoute et compétence. Depuis plus de 30 années, notre association est tournée vers le handicap et oeuvre au quotidien pour le bien-être de nos bénéficiaires. Aujourd'hui, plus de 300 personnes peuvent être suivies annuellement par nos équipes spécialisées.Qui sommes-nous ?
HANDICAP SERVICES ALISTER est une association médico-sociale organisée en plateforme de services qui accompagne des adultes en situation de handicap, principalement moteur ou cognitif suite à une lésion cérébrale ou une maladie neurologique.
Notre mission : favoriser l'autonomie, le maintien à domicile et proposer des solutions d'habitats inclusifs, dans une démarche 100 % inclusive et centrée sur les choix de vie des personnes.
https://handicap-services-alister.com/

Vos principales missions :
- l'accueil physique et téléphonique (tenue du standard) des résidents, partenaires et visiteurs;
- le premier décryptage de la demande et de l'orientation des interlocuteurs ;
- la prise de rendez-vous et gestion partielle des agendas ;
- les différentes activités de secrétariat (gestion et distribution du courrier, création et préparation des dossiers des usagers, frappe de courriers, de comptes rendus, de rapports d'activité d'évaluations sociales et autres pièces administratives) ;
- l'enregistrement des factures et la préparation des paiements ;
- l'assistance à la comptabilité ;
- commande de fourniture ;
- classement, gestion des stocks (matériel, formulaires, .).

Qualités attendues
- Bienveillance, empathie et discernement.
- Posture professionnelle adaptée.
- Esprit d'analyse et sens des priorités dans des contextes parfois urgents.
- Capacité d'adaptation et d'autonomie
- Force de proposition
- Rigueur, méthode et sens du travail collectif.
- Esprit d'équipe.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion du temps,Techniques de numérisation,Techniques de prise de notes,Normes rédactionnelles,Procédures administratives,Classement, archivage,Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint),Gestion administrative,Démarche qualité,Logiciels comptables,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Assurer la gestion administrative d'une activité,Réaliser une gestion comptable,Améliorer des procédures administratives,Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Développer et fidéliser la relation client,Maintenir une relation clientèle de qualité,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Utiliser les outils numériques,Assurer le suivi de dossiers administratifs,Utiliser les outils de gestion et de la relation client,Réaliser des opérations comptables,Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative,Accueillir, orienter, renseigner un public,Fournir des informations claires et précises par téléphone,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Emettre un appel ou une relance téléphonique des clients ou des prospects,Classer des documents,Gérer et traiter des données (recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion, classement, suivi),Relayer de l'information,Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Mettre à jour un dossier, une base de données,Collaborer avec les équipes pour optimiser les flux de travail

Permis: B - Véhicule léger exigé

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Aide à domicile

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de persévérance : Capacité à maintenir son effort jusqu'à l'achèvement complet d'une tâche quels que soient les imprévus, les obstacles de réalisation rencontrés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.