Secretaire H/F - PROMAN

MISSIONS PRINCIPALES

1. Accueil et gestion de l'information

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients, partenaires et équipes.
- Orienter les interlocuteurs et gérer les demandes courantes.
- Gérer le courrier entrant et sortant (réception, tri, affranchissement, envoi).

2. Gestion administrative

- Rédiger, mettre en forme et diffuser divers documents administratifs : courriers, notes, comptes rendus, documents internes.
- Assurer la gestion et la mise à jour des dossiers administratifs internes.
- Classer, archiver et organiser les documents dans le respect des procédures.
- Saisir et tenir à jour les informations dans les logiciels et outils internes.

3. Suivi et outils de gestion

- Créer, mettre à jour et analyser des tableaux de bord ou de suivi (planning, approvisionnements, avancement...).
- Participer à la préparation de documents liés aux chantiers (listes de personnel, documents sécurité, fiches administratives...).

4. Support aux équipes travaux

- Assister les conducteurs de travaux dans leurs démarches administratives (documents chantier, suivi des soustraitants, relances...).
- Soutenir le responsable d'agence dans la coordination administrative et la gestion quotidienne.

5. Appels d'offres et marchés publics (selon expérience)

- Participer à la constitution des dossiers administratifs pour les marchés publics.
- Vérifier les pièces exigées et assurer la complétude des dossiers avant envoi.
- Aider à la mise en forme et à l'assemblage des réponses à appels d'offres.

COMPÉTENCES REQUISES

Compétences techniques

- Très bonne maîtrise du Pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
- Aisance rédactionnelle et orthographe soignée.
- Rigueur dans le classement, la gestion documentaire et la saisie informatique.
- Connaissance des outils internes de gestion (ERP, logiciels chantiers) appréciée.
- Première expérience dans les marchés publics ou les appels d'offres : un véritable atout.

Compétences organisationnelles

- Capacité à gérer plusieurs missions en parallèle.
- Sens des priorités, autonomie et respect des délais.
- Méthodologie, précision et fiabilité.

Qualités personnelles

- Excellent relationnel, sens du service et esprit d'équipe.
- Discrétion, confidentialité et professionnalisme.
- Réactivité, dynamisme et adaptabilité.

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PROFIL RECHERCHÉ

- Formation : Bac à Bac +2 en assistanat, gestion administrative ou équivalent.
- Expérience : Expérience en secrétariat général ou administratif, idéalement dans les travaux publics, le bâtiment ou un environnement similaire.
- Atouts : Connaissance du fonctionnement des chantiers, des marchés publics ou des environnements techniques.
- Savoir-être : Polyvalence, sens du contact, organisation.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.