Université Lyon 3 - Gestionnaire de Scolarité H/F - Service Public

Contexte et missions principales :

Fondé en 1956, iaelyon School of Management est une école interne de l'Université Jean Moulin Lyon3.

Plus important IAE de France par la taille de ses communautés étudiantes et académiques, l'iaelyon est, avec plus de 7200 étudiants, l'un des tout premiers pôles universitaires français de formation et de recherche en gestion et management. C'est également l'un des plus internationalisés et professionnalisés.

La mission des services de scolarité est la gestion des formations professionnelles et/ou initiales.

Les étudiants de ces formations peuvent provenir de la formation initiale ou relever de la formation continue.

La responsabilité des gestionnaires administratifs est importante : ils véhiculent l'image de l'iaelyon ainsi que celle de l'université vis-à-vis de nos partenaires extérieurs.

Gestion administrative de diplômes de formation professionnelle et/ou de formation initiale.

Votre mission
Accueil/lnformation
o Accueillir, informer et orienter les étudiants, le public, les intervenants, les professionnels et les partenaires
Gestion de scolarité
o Gérer les dossiers des étudiants de leur inscription pédagogique à la remise de diplômes
o Elaborer et assurer le suivi des plannings, des cours et des examens, réserver le matériel spécifique et résoudre les dysfonctionnements
o Gérer les assiduités et les attestations mensuelles de présence
o Gérer les heures d'enseignement sur applicatif spécifique
o Contribuer à la mise en oeuvre des campagnes de candidatures et au recrutement des futurs étudiants
o Organiser et participer aux réunions et comités de gestion des diplômes
o Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion, saisir les éléments pour l'établissement des documents statistiques
o Classer et archiver des documents
o Contribuer à la gestion des contrats d'alternance et de formation continue
Soutien logistique et communication
o Participer aux audits (Qualicert, Equis, AACSB, ...) : fournir les éléments demandés par la Direction Qualité, Accréditations, Projets concernant la scolarité du diplôme auditionné et participer à l'audit.
o Collaborer ponctuellement avec les autres membres de l'iaelyon pour l'organisation et la surveillance des différents tests Score IAE Message obligatoires.
o Gérer les commandes et réservations auprès des prestataires et fournisseurs
o Gérer les ordres de mission pour les frais de déplacement et sorties pédagogiques
o Contribuer à l'organisation et au suivi administratif des séminaires de formation et évènements de promotion des formations de l'école
o Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur
o Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d'activité de la structure
Écosystème de travail
Au sein de l'iaelyon au Service de scolarité, vous serez amené(e) à travailler sous la supervision directe du Responsable de scolarité et de Directrice Adminis

Compétences opérationnelles et comportementales :

Rigueur, réactivité et flexibilité

Capacité d'écoute et de prise en compte des demandes des différents interlocuteurs

Capacité à travailler en équipe

Sens de l'organisation et capacité de gestion des priorités

Bonne capacité rédactionnelle

Intérêt pour l'environnement académique

Diplôme(s) souhaité(s) : Minimum Bac
Expérience souhaitée : Une expérience équivalente sur les missions et/ou une expérience dans le milieu de l'enseignement supérieur et de la recherche seraient appréciées

Connaissance et outils :
Outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) Scolins/GDM/GDS/SCOP

Service recruteur : iaelyon

Date de prise de poste : Dès que possible

Temps de travail hebdomadaire : 37h05

Contrat et durée : CDD 12 mois renouvelable

Filière / Grade : Catégorie C

Rémunération mensuelle brute : 1954€ + prime annuelle

Le poste est ouvert aux personnels contractuels

Pourquoi travailler à l'université Jean Moulin Lyon 3 ?
- Assurer un équilibre vie professionnelle /vie personnelle grâce à 51 jours ouvrés de congés par an pour un
temps de travail à 100%
- Télétravail jusqu'à 2.5 jours par semaine en fonction des nécessités de service possible après 6 mois
d'ancienneté ( avec indemnités à hauteur de 2.88 euros par jour télétravaillés, plafonné à 220 euros par an)
- Organisation possible de la semaine (37h05) sur 5 jours ou 4,5 jours
- Un accompagnement personnalisé des parcours professionnels : formation, préparation concours et évolution
professionnelle.
- Participation de l'établissement aux abonnements de transport en commun
- Participation de l'établissement à la complémentaire santé
- Nombreuses activités sportives et culturelles organisées sur place pour le personnel (Sports : participation pour
accéder à toutes les activités 36€ par an).
- Avantages sociaux : aide périscolaire, chèques vacances, et CESU.
- Forfait mobilité durable