Assistante - Île-De-France Mobilités H/F - Etablissements publics locaux

Le département Offre Grande Couronne a pour mission principale de piloter les contrats de délégation de service public (DSP) de l'ensemble des réseaux de bus dits « Optile » de la Grande Couronne parisienne couvrant principalement les départements de Seine et Marne, des Yvelines, de l'Essonne, du Val d'Oise représentant 5,45 millions d'habitants pour une fréquentation globale sur le réseau Optile de 366 millions de voyages recensés en 2023.

Le département OGC est composé d'une cheffe de département et de son adjoint encadrant une vingtaine d'agents dont 16 chargés de projets offres. Chaque chargé de projet pilote un ou plusieurs contrats ainsi que des thématiques ou projets transversaux.

Entre 2018 et 2024, l'ensemble des contrats de la grande couronne ont été mis en concurrence sous forme de 30 délégations de services publics d'une durée souvent comprise entre 5 et 8 ans (DSP) et 4 marchés publics pour un montant global de 1,16 Md€ en 2024. La « saison 2 » de la mise en concurrence a démarré depuis 1 an pour assurer le renouvellement de ces contrats à échéance.

L'assistant(e) du département Offre Grande Couronne aura en charge, sous la responsabilité de la cheffe du département et de son adjoint, les missions suivantes :

Accueil au sein du département (Physique, Téléphonique et Mail)
Gestion du processus Courrier à travers le logiciel ELISE : Réception des projets et finalisation de rédactions ; Mises à jour ; Processus de Signature
Gestion et suivi des Agendas (Chefs du département ; Montage de réunion complexes; Prévision et suivi des réunions ; gestion des conflits d'agenda
Suivi logistique du département : Fourniture des stock ; Accueil des nouveaux arrivants
Prévision et Organisation des Déplacements : Budget, Ordres de Mission, Commandes
Suivi et organisation de la base documentaire du département (GED et Archives)
Organisation des réunion hebdomadaire du département : Suivi de l'ODJ avec la chefferie, comptes rendus.

Connaissances mobilisées :

*Techniques de secrétariat,
*Bonne connaissance des logiciels bureautiques et applications informatiques métier,
*Bonne connaissance des procédures administratives,
*Bonne connaissance des procédures comptables et budgétaires
*Connaissance de l'environnement public,
*Connaissance des tableaux de bord, et outils de planification et de suivi,
*Classement et archivage,
*Connaissance des interlocuteurs internes et externes,
*Notions d'organisation et de gestion du temps.

Compétences requises :

*Organiser, gérer, anticiper,
*Evaluer des informations,
*Communiquer à l'oral et à l'écrit,
*S'adapter au changement,
*Faire preuve de fiabilité,
*Rendre compte,
*Faire preuve de réactivité,
*Garantir la confidentialité,
*Travailler en réseau.

Expérience :

Confirmée sur des fonctions d'assistanat de managers intermédiaires ou petites équipes, de préférence dans le secteur public,
Une appétence pour le secteur des transports serait appréciée