Assistant Administratif et Pédagogique H/F - Desmaths Formation

PRÉSENTATION DE LA STRUCTURE
Desmaths Formation est un organisme de formation, basé à Saint-Denis (93210), spécialisé dans le Français Langue Étrangère (FLE), les certifications CléA et les formations métiers dans le secteur de la propreté (MCCP). Notre équipe accompagne chaque année des centaines d'apprenants, salariés, demandeurs d'emploi et primo-arrivants, dans leur insertion et leur évolution professionnelle.
Dans le cadre de notre développement, nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) et Pédagogique pour renforcer notre équipe et assurer le bon fonctionnement de nos dispositifs de formation.

DESCRIPTIF DU POSTE
Gestion administrative des formations
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des apprenants et intervenants : orientation, information sur les programmes, démarches et débouchés.
- Gérer les dossiers d'inscription, les conventions de formation et les contrats individuels dans le respect des exigences Qualiopi.
- Éditer et assurer le suivi des émargements, attestations (présence, formation, spécifiques) et relevés de notes.
- Contribuer à la saisie et à la mise à jour des données dans les outils de gestion (ERP, plateformes métiers).
- Assurer l'interface avec les financeurs (OPCO, France Travail, entreprises) : envoi des conventions, dossiers de financement, devis et attestations.
Coordination pédagogique
- Organiser les sessions de formation et les examens : planning, réservation de salles, convocations aux participants et intervenants.
- Suivre les évaluations des apprenants : réception, enregistrement, transmission pour correction, élaboration des relevés de notes.
- Gérer l'Espace Numérique de Travail et les outils collaboratifs à destination des apprenants.
- Assurer le suivi administratif des dossiers des formateurs (contractualisation, déclaration des heures travaillées).
Participation à la vie de la structure
- Contribuer à l'organisation des événements internes (remises de diplômes, réunions d'information collectives).
- Collecter, classer et archiver les kits administratifs et pédagogiques des groupes d'apprenants.
- Collaborer activement avec l'équipe pédagogique et administrative dans une logique de service.

PROFIL RECHERCHÉ
Formation et expérience
- Bac +2 minimum en administration, gestion, secrétariat ou assistant de direction (BTS, DUT).
- Expérience d'au moins 2 ans sur un poste similaire, idéalement au sein d'un organisme de formation.
- La connaissance du secteur de la formation professionnelle (FLE, CléA) et des exigences Qualiopi est un atout apprécié.

Compétences techniques
- Maîtrise du Pack Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
- Aisance avec les outils numériques et capacité à prendre en main rapidement de nouveaux logiciels.
- Excellente maîtrise de l'expression écrite et orale en français (orthographe irréprochable exigée).
Qualités personnelles
- Rigueur, sens de l'organisation et respect des procédures et délais.
- Autonomie, esprit d'initiative et capacité à anticiper les besoins.
- Sens de l'accueil, qualités relationnelles et goût prononcé pour le contact humain.
- Esprit collaboratif et capacité à s'adapter dans un environnement en constante évolution.

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Formation continue d'adultes

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.