Assistant Polyvalent H/F - Gitec Human Resources

Notre agence recherche pour l'un de ses clients un(e) Assistant(e) Polyvalent(e).

Rattaché(e) au Directeur d'Agence, vous contribuez activement au bon fonctionnement global de l'agence, tant sur le plan opérationnel qu'administratif et relationnel. Interlocuteur(trice) privilégié(e) des clients, partenaires et équipes internes, vous jouez un rôle central dans la qualité de service et la coordination des activités.

Vos missions seront les suivantes :

Relation clients et coordination opérationnelle

- Assurer l'accueil des clients et partenaires (physique, téléphonique et e-mail)
- Fournir des réponses de premier niveau et orienter vers les bons interlocuteurs
- Gérer les courriers et demandes entrantes
- Organiser les réunions (logistique, préparation des supports)
- Participer aux actions de communication et de promotion (campagnes, réseaux sociaux)
- Contribuer à la gestion quotidienne de l'agence (agenda, réunions, comptes rendus)
- Préparer les éléments de reporting mensuel

Gestion administrative et financière

- Participer à l'élaboration et au suivi budgétaire
- Veiller au respect des procédures d'achats et au suivi des engagements financiers
- Gérer les notes de frais en lien avec la Direction
- Assurer le suivi des moyens matériels (locaux, équipements, véhicules)
- Proposer des améliorations pour l'optimisation et la maintenance des installations

Support aux Ressources Humaines

- Contribuer au développement des compétences (plan de formation)
- Participer à l'intégration des nouveaux collaborateurs
- Assurer le suivi des congés et signaler les besoins éventuels
- Veiller au respect des procédures internes et réglementaires
- Suivre les visites médicales en lien avec la santé au travail
- Mettre à jour les affichages obligatoires et les équipements de sécurité.

Profil souhaité :

- Formation en gestion administrative, assistanat ou équivalent
- Expérience sur un poste similaire appréciée
- Sens du service, organisation et rigueur
- Bon relationnel et capacité à gérer des interlocuteurs variés.

Experience: 3 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Accueillir, orienter, renseigner un public,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité,Organiser des déplacements professionnels,Organiser la logistique des recrutements et des formations,Organiser le traitement des commandes,Réaliser la gestion administrative du personnel,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de travail temporaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).