Gestionnaire des Assemblées et des Actes Administratifs - Commune de Martigues H/F - Communes

- Intitulé de la fonction : Gestionnaire des Assemblées et des actes administratifs H/F
- Catégorie / Grade / Groupe de Fonction : B/ Rédacteurs Territoriaux
- DGA / Direction / Service de rattachement : DACJF / Conseil Municipal
- Nom et fonction du Supérieur hiérarchique direct : Responsable de service

1) Mission principale
Sous l'autorité hiérarchique du Responsable de service, assurer la gestion des actes administratifs de la Commune (délibérations, arrêtés et décisions) et l'organisation des Réunions préparatoires (Réunion de Direction, Commission "Administration Générale et Finances") et des séances du Conseil Municipal.
2) Activités principales
- Gestion des dossiers transmis par les services municipaux à soumettre à l'Assemblée délibérante
(enregistrement, contrôle juridique des pièces en lien avec le Responsable de Service),
- Rédaction des actes administratifs (décisions, délibérations et arrêtés),
- Gestion des séances du Conseil Municipal et des réunions préparatoires (convocation, ordre du jour et
note de synthèse, ...),
- Gestion des actes administratifs et de leurs annexes après approbation et signature (envoi au contrôle
de légalité sur une plateforme dédiée, diffusion, notification et publication sur Intranet et Internet),
- Rédaction et diffusion des comptes rendus et publication des Procès-verbaux,
- Affichage en Mairie de différents documents obligatoires sur les panneaux dédiés,
- Suivi du mandat des Elus (représentation des élus au sein des commissions et organismes divers, prise
illégale d'intérêt, démission, ...),
- Enregistrement de chaque acte administratif sur un logiciel spécifique au service,
- Classement et archivage des dossiers du Conseil Municipal,
- Gestion des registres des délibérations de la commune,
- Engagement des bons de commande pour le service et paiement des factures,
- Elaboration du calendrier et du rétro-planning des assemblées en lien avec le responsable de service.
3) Activités spécifiques ou de polyvalence
- Accueil téléphonique et physique au service,
- Préparer l'installation des conseils municipaux et des élus suite aux élections (réunion d'installation),
- Assurer la gestion et l'organisation du secrétariat du Conseil Municipal.

4) Technicité du poste et Compétences exigées
- Savoirs, connaissances théoriques
Parfaite maîtrise des outils informatiques et des logiciels de bureautique WORD, Excel, libre Office,
Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales, de la Fonction Publique Territoriale, du droit public, et notamment en droit administratif,
Maîtrise de l'expression écrite et orale (grammaire, orthographe, syntaxe, vocabulaire professionnel).
- Savoir-faire / Savoir-être
Etre Polyvalent(e),
Savoir travailler en équipe, bon relationnel avec les services de la collectivité, coordonner l'équipe,
Savoir prendre des notes et participer au contrôle juridique des actes en lien avec le responsable de service,
Garantir le respect des échéances et procéder aux relances nécessaires,
Respecter la confidentialité,
Savoir suivre une procédure, être méthodique et rigoureux.
5) Conditions d'exercice
- Diplôme requis (si nécessaire) : Bac +2 en droit
- Permis, habilitation, autorisation : Permis B
- Lieu de travail : Hôtel de Ville - Direction des Affaires Civiles, Juridiques et Funéraires (DACJF)
- Cycle de travail : Temps de travail à temps complet
- Avantages éventuels liés au poste : Récupération des heures supplémentaires
- Contraintes et difficultés particulières du poste : Travail sur écran et présence aux séances du Conseil Municipal

6) Système Relationnel
- Interne : L'ensemble des services municipaux - Les Elus - La Direction Générale des Services
- Externe : Préfecture/Sous-préfecture - Autres collectivités - Sténotypiste - Relieur
INFORMATIONS DU POSTE
Cotation du poste B2b
NBI Aucune