Assistant de Gestion et ADV H/F - Studia

Qui sommes-nous ?

Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de gestion / ADV rigoureux(se) et organisé(e), capable d'interagir quotidiennement avec les équipes commerciales et opérationnelles.

Finalité du poste

Véritable pilier administratif, vous êtes garant(e) de la tenue, de la fiabilité et de l'actualisation de l'ensemble des données liées aux commandes et à la facturation clients, afin d'assurer un encaissement optimal et sécurisé.

Vos missions

Gestion des commandes clients

Transformer les devis en commandes en lien avec les équipes commerciales et les chefs de projet / responsables opérationnels
Garantir la qualité des données saisies dans l'ERP (GX) : adresses, prévisionnels, dates contractuelles.
Saisir, suivre et actualiser quotidiennement le prévisionnel d'activité
Assurer le suivi global des commandes clients
Gérer les renouvellements (commandes reconductibles) et effectuer les relances nécessaires
Remonter les informations clés aux équipes (commerciaux, chefs de projet, responsables)
Classer et archiver les contrats (physique et numérique)

Facturation & encaissement

Maintenir à jour les données d'activité en lien avec les équipes commerciales et opérationnelles
Saisir les bons de livraison de production dans l'ERP
Mettre à jour le prévisionnel de facturation
Analyser et justifier les écarts entre prévisionnel et réalisé
Réaliser et suivre la facturation des différentes Business Units au quotidien
Être garant(e) du bon enregistrement des factures clients pour sécuriser leur encaissement
Assurer les relances clients en lien avec la comptabilité
Produire et suivre les reportings financiers périodiques

Gestion des achats

Saisir et/ou contrôler les achats et bons de réception avant clôture mensuelle
Vérifier la cohérence des données (BR, fournisseurs)
Transmettre les factures d'achats à la comptabilité
Suivre les relances fournisseurs

Suivi des coûts & rentabilité

Surveiller les coûts de fonctionnement
Identifier des leviers d'optimisation et d'économies
Analyser la rentabilité des activités
Proposer des actions correctives

Profil

Profil recherché

Formation Bac +2 (BTS Gestion PME/PMI, Comptabilité ou équivalent)
Expérience de 2 à 5 ans en gestion / ADV / facturation
Maîtrise d'un ERP (idéalement GX) et d'Excel

Compétences clés

Rigueur et fiabilité (indispensable)
Sens de l'organisation et gestion des priorités
Capacité à travailler en lien étroit avec des équipes opérationnelles
Esprit analytique et sens des chiffres
Bon relationnel et sens du service

Conditions & rémunération

Poste en CDI, temps plein basé à Vitrolles
Rémunération : 28 800 € à 38 400 € brut annuel selon profil

Experience: 3 An(s)

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Ingénierie,études techniques

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.