Responsable Administratif et Financier H/F - Université Paris-Saclay

La Direction de la Formation Tout au Long de la Vie, incluant le CFA Université Paris-Saclay, est organisée en 3 pôles d'activités et missions pour couvrir l'ensemble de la formation continue, l'alternance (apprentissage et professionnalisation), la validation des acquis de l'expérience (VAE) et le bilan de compétences.

Placé·e sous l'autorité hiérarchique de la direction et en lien étroit avec la directrice du CFA Paris-Saclay, le/la responsable administratif·ive et financier·ière est en charge du « Pôle administratif, gestion et financier ». Il/elle encadre des gestionnaires administratif·ives et financier·ière.s, un·e juriste et un·e chargé·e des conventions.
Il/Elle travaille en étroite collaboration avec le « Pôle Coordination de formation professionnelle, alternance et accompagnement des carrières » et le « Pôle Offre de formation, marketing et développement » de la DFTLV, ainsi qu'avec la Direction Administrative et Financière et l'Agence Comptable de l'Université Paris-Saclay, les services financiers des composantes, établissements-composantes et universités membres associés de l'Université Paris-Saclay.

Vos missions :

En lien avec la Direction de la DFTLV et du CFA :

Pilotage administratif et RH

- Veiller et assurer l'opérationnalité du Pôle en mettant en oeuvre les orientations fixées ;
- Mettre en place les outils nécessaires à la réalisation de l'ensemble des projets de son Pôle et les indicateurs de suivi afférents ;
- Contrôler la veille sur l'ensemble des obligations légales et réglementaires ;
- S'inscrire dans la démarche d'amélioration continue de l'Université ;
- Animer le Pôle, manager l'équipe et réaliser les entretiens annuels ;
- Gérer les plateformes de suivi RH intégrant les congés, absences et télétravail, ainsi que les ordres de mission ;
- Assurer le suivi de la masse salariale de la DFTLV en lien avec les RH de l'Université.

Pilotage financier

- Construire le budget et suivre son exécution ;
- Superviser la gestion financière des contrats et conventions en lien avec la Direction Administrative et Financière et l'Agence Comptable de l'Université ;
- Mettre en place les indicateurs de pilotage et s'assurer du reporting régulier pour suivre l'évolution des conventions et des financements ;
- Facturer et suivre la facturation en lien avec la Direction Administrative et Financière et l'Agence Comptable de l'Université ;
- Passer et suivre les commandes liées au fonctionnement de la DFTLV ;
- Organiser le recueil et la consolidation des indicateurs d'activités pour les tutelles et l'Université ;
- Réaliser les enquêtes financières, notamment le BPF, les enquêtes de France Compétences et des organismes financeurs, ainsi que les enquêtes ministérielles.
- Collaborer aux réponses aux appels à projet pour les aspects financiers (AAP) ;
- Assurer le suivi des opérations financières liées aux campagnes de la taxe d'apprentissage.

Savoir (connaissances) :

- Connaissance approfondie de la gestion budgétaire et comptable
- Connaissance approfondie des acteurs, sources et circuits de financement de la formation continue et de l'apprentissage
- Compétence en gestion de projet pour planifier, organiser et coordonner les activités et missions

Savoir-faire (compétences pratiques) :

- Travailler de manière collaborative avec des parties prenantes internes et externes
- Restituer et analyser un ensemble d'informations et de données
- Mettre en place et analyser des indicateurs de pilotage
- Réguler des dysfonctionnements et mettre en oeuvre les actions correctives nécessaires
- Maîtriser les outils bureautiques et informatiques
- Un esprit analytique et une capacité à résoudre des problèmes complexes
- Savoir encadrer, animer une équipe, déléguer et mener des entretiens
- Maîtriser parfaitement la communication orale, écrite et visuelle
- Optimiser les processus et aider à la prise de décisions liées aux enjeux financiers

Savoir-être (qualités personnelles) :

- Rigueur
- Sens de l'organisation et gestion des priorités
- Aisance relationnelle et capacité d'écoute
- Réactivité et flexibilité
- Appétence pour le travail collaboratif
- Esprit d'équipe et partage des connaissances
- Capacité à rendre compte et alerter
- Autonomie et prise d'initiative
- Force de proposition et anticipation

Prérequis

- Diplôme Bac +5, de préférence un master en sciences économiques ou en gestion, en études comptables ou en finance d'entreprise, vous avez une expérience dans la gestion
administrative et financière, idéalement dans l'enseignement supérieur.
- Management et management transversal - Excellent relationnel - Polyvalence
- Maîtrise du pack Microsoft Office et des outils de la gestion financière - la maîtrise de SIFAC
serait un plus