Chef d'Equipe Administrative H/F - Université de Picardie Jules Verne

Le SEL CAMPUS SUD évolue et et représente 10000 places avec 55000 m² de territoire. Il se réorganise en fusion les SEL pour optimiser le service d'un tel service transversal.

Assister la cheffe de service dans les domaines administratifs, financières et de gestion des salles notamment à travers l'encadrement des équipes. L'équipe de la reprographie lui sera rattachée également. Assurer le bon fonctionnement de l'ensemble des activités de son équipe. Poste de catégorie B. C'est un des piliers du service. Assurer la hiérarchie directe quotidienne des agents sous sa responsabilité.

Activités principales :

- Encadrer l'équipe administrative (Gestion financière, Accueils, Coursier,
- Gestion des salles, Reprographie) de 16 agents
- Planifier, coordonner et veiller au respect des plannings et à la bonne exécution des missions confiées aux agents
- Gérer les absences des personnels en veillant à la continuité de service
- Suivre les activités avec des tableaux de bord
- Être l'appui essentiel administrative de la cheffe de service
- Assister la cheffe de service
- Assurer l'interface entre sa hiérarchie et son équipe
- Travailler en étroite collaboration avec l'assistante de la cheffe de service
- Alerter sur d'éventuels problématiques et étudier/proposer des solutions
- Instruire les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
- Assurer la gestion administrative, financière et des ressources humaines du service
- Utiliser CELCAT et SIFAC
- Élaborer des outils d'aide à la prise de décision (indicateurs, tableaux de bord, statistiques)
- Rédiger des procédures
- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données relatives à la gestion
- Accompagner les agents dans les démarches relatives à leur carrière
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur lié à ces activités
- Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe lorsque c'est nécessaire
- Respecter et faire respecter la réglementation en hygiène et sécurité du travail, règles du règlement intérieur

Connaissances (savoirs) :

- Modes de fonctionnement des administrations publiques (connaissance générale)
- Techniques d'élaboration de documents (connaissance générale)
- Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité (notion de base)
- Techniques de communication (connaissance générale)
- Environnement et réseaux professionnels (connaissance générale)

Compétences opérationnelles (savoir-faire) :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe (maîtrise)
- Respecter les règles d'hygiène et de sécurité ainsi que la réglementation et les normes en vigueur (application)
- Encadrer / Animer une équipe (application)
- Savoir rendre compte (application)
- Communiquer et faire preuve de pédagogie (application)
- Gérer les relations avec les partenaires et fournisseurs (application)
- Définir des procédures et des règles
- Mettre en oeuvre une démarche qualité
- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (application) : CELCAT et SIFAC

Compétences comportementales (savoir-être) :

- Rigueur et fiabilité
- Réactivité et gestion de l'urgence
- Communication et sens du relationnel
- Sens de la confidentialité
- Savoir rendre compte à bonne escient