Assistant des Services Économiques H/F - Ymca Occitanie

Sous l'autorité et la responsabilité de la Directrice du DH&VS et en lien fonctionnel avec la Direction financière et plus particulièrement avec le service Achats, vous avez pour principale mission d'assurer l'optimisation et la mise à disposition de moyens, de ressources et de services tout en garantissant le respect des normes et la sécurité des personnes et des biens. Vous assurez la gestion des services généraux et des approvisionnements pour le Dispositif Coordination/Insertion et le Dispositif Habitat & Vie Sociale.

Missions
Préparation et mise en oeuvre du processus achats dans le cadre des règles fixées par la Politique Achat de l'Association et les contrats cadres
Assurer la gestion de l'ensemble des demandes d'achats et des bons de commande sur tout type de produit, marchandise ou prestation de service dans le seuil de délégation attribué au Directeur d'établissement / Responsable
Participer à l'élaboration des cahiers des charges et des appels d'offre en lien avec le Responsable Achats,
Assurer une veille de l'offre produit et service
Gérer les achats pour des familles de produits ou de services qui ne sont pas stratégiques et qui ne nécessitent pas de négociation ou consultation complexe dans le seuil de délégation attribué au Directeur/Responsable
Participer aux réunions de négociation lorsque sa présence est souhaitée pour apporter un appui technique sur un sujet précis (étude de marché réalisée au préalable)
Etablir un reporting régulier sur son activité à la direction et rédiger les comptes rendus des réunions
Selon les marchés, utiliser les applicatifs des fournisseurs

Assurer le rôle référent métier sur l'utilisation du logiciel
Participer au suivi des fournisseurs
Formaliser les demandes de créations de fournisseur en conformité avec la politique achat
Assurer au quotidien le suivi des fournisseurs, porter son attention sur les difficultés potentielles et identifier les nécessités de réactions et ou d'actions (ex : incident qualité, difficulté ou incident d'approvisionnement .)
Suivi des moyens généraux
Déterminer, recenser et communiquer à l'établissement, les dates des livraisons ou des interventions récurrentes liées aux contrats de maintenance (maintenance, travaux etc.. ), en lien avec le Responsable Maintenance et participer à la bonne tenue du registre de sécurité
Suivre et veiller au bon déroulement des livraisons et des interventions des fournisseurs,
En collaboration avec le service Achats et le Responsable M & T, coordonner le prestaire multiservice et assurer la traçabilité dans l'outil de gestion des demandes d'intervention en lien avec les chefs de services
Soutenir l'organisation matérielle d'évènements, répondre aux appels du site et accueillir les visiteurs/prestataires
Suivi des prestations externes ( Ergo, AS, Neuro.)
Assurer la traçabilité de la demande d'achat jusqu'à la réception/réalisation de la prestation en passant par l'élaboration et la signature de la convention dans l'outil YOOZ
Etablir un reporting sur ces prestations à la demande de la direction et en fonction des spécificités des activités des dispositifs.
Gestion des fonds de roulements sous la responsabilité de la Directrice et en lien avec les Chefs de service/Adjoint de direction
Assurer le processus de traçabilité des fonds de roulement dans l'applicatif YOOZ
S'assurer de la distribution et du retour des fonds de roulement
Formaliser les dépenses engagées en les rapprochant des justificatifs fournis par les équipes pluridisciplinaires/Assurer la réception des fonds de roulement dans YOOZ/Rendre compte à la Direction des difficultés rencontrées
Compétences requises
Connaissance approfondie des processus d'achats et des moyens généraux,
Capacité à négocier des contrats et à établir des relations de travail efficaces avec les fournisseurs,
Aptitude à travailler en équipe
Rigueur, organisation

Experience: 3 An(s)

Compétences: Assurer un accueil téléphonique,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Etablir un devis,Vérifier les conditions de réalisation d'une commande,Assurer une communication de qualité avec les clients et les fournisseurs

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Aide par le travail

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.