Gestionnaire Coordinateur de Scolarité du Cycle Licence H/F - Service Public

En relation avec les autres services de l'École, la direction des études, de la pédagogie et des formations, qui comprend 19 agents, réunit l'ensemble des services administratifs qui sont au coeur de la mission d'enseignement de l'établissement et relèvent de la scolarité et de la pédagogie. Au sein de la direction des études, de la pédagogie et des formations, le service de la scolarité assure le suivi des deux cycles d'études en architecture, Licence et Master.

Le service de la scolarité compte 8 agents :

- Le (la) responsable du service
- Un.e gestionnaire chargé.e du suivi des doubles-diplômes
- En licence : un (e) gestionnaire/coordinateur (trice) du cycle licence et deux gestionnaires
- En master : un (e) responsable des PFE et coordinateur (trice) du cycle master et deux gestionnaires


Sous l'autorité du (de la) responsable de la scolarité, le.la Gestionnaire coordinateur.trice du cycle licence coordonne la gestion de la scolarité des étudiants du cycle licence (environ 800 étudiants), en gérant en propre les étudiants de L3 (soit environ 250 étudiants).
Il.elle assure les fonctions suivantes :

En tant que gestionnaire licence :

- Préparation des rentrées semestrielles en relation avec les autres services et participation à l'accueil de rentrée
- Réalisation des inscriptions pédagogiques et suivi de la répartition et de l'équilibrage des groupes de projet
- Suivi pédagogique des étudiants, avec une attention particulière à porter aux redoublants, étudiants en chevauchement, étudiants entrés par équivalence ou par transfert
- Suivi des étudiants en situation dérogatoire ou d'exclusion
- Contrôle de l'assiduité des étudiants boursiers ou bénéficiant d'un fonds d'aide
- Participation à l'organisation des examens (2 sessions par semestre)
- Gestion des droits d'accès à la saisie des notes par les enseignants sur le logiciel dédié et contrôle de leurs saisies
- Gestion des parcours libres : information, collecte des pièces justificatives, analyse des projets et saisie des résultats
- Organisation des soutenances orales du rapport d'études de fin de licence
- Vérification et publication des résultats semestriels
- Préparation des jurys semestriels d'automne et de printemps
- États, bilans et statistiques semestrielles et annuelles sur les effectifs et résultats des étudiants
- Classement des dossiers papier des étudiants, archivage des dossiers des étudiants en situation d'abandon et des non-réinscrits
- Suivi de l'application du règlement des études et du règlement intérieur de l'établissement
- Interlocuteur principal des étudiants relevant de sa gestion : accueil physique et téléphonique ; informations relatives au cursus, à la vie scolaire et pédagogique ; délivrance de relevés de notes, d'attestations, participation à la gestion d'éventuelles situations de conflit
- Lien avec les enseignants : interface des enseignants du cycle Licence

Au titre de sa mission de coordination du cycle licence :

- Il.elle a en charge la préparation du jury spécifique d'attribution du diplôme d'études en architecture conférant le grade de licence, la vérification des conditions d'obtention et la délivrance du diplôme (préparation de la liste des étudiants à diplômer, délivrance des attestations de diplôme puis édition des parchemins, suivi des signatures, remise aux étudiants diplômés),
- Il.elle développe le travail d'équipe au sein du bureau licence et la cohérence des documents produits et des réponses apportées aux demandes des étudiants et des enseignants.

Compétences techniques :

- Maîtrise des outils de gestion bureautique (Word, Excel...) et capacité à utiliser des logiciels spécifiques logiciel de gestion de la scolarité (formation possible en interne)
- La connaissance des règles de fonctionnement d'un service de scolarité ou d'une direction des études et/ou d'un établissement public relevant du ministère de la Culture ou du ministère de l'Enseignement supérieur, de la Recherche et de l'Innovation serait appréciée.

Savoir-faire :

- Sens du travail en équipe,
- Capacité à programmer et planifier,
- Capacité à anticiper et prendre des initiatives,
- Capacité à faire face aux urgences et aux imprévus,
- Sens de l'organisation et de la rigueur.

Compétences comportementales :

- Esprit d'équipe,
- Disponibilité,
- Autonomie,
- Goût du contact (poste en lien avec les étudiants et les enseignants),
- Sens du service public,