Assistant - Assistante de Gestion Administrative H/F - France Travail

En qualité d'assistant.e administratif.ve et de gestion, vous exercerez vos fonctions sous la hiérarchie directe de la gérance et/ou par délégation de la directrice de la crèche en lien fonctionnel avec tous les intervenants de la structure y compris les autorités le cas échéant (PMI, CAF, Collectivité.)
MISSIONS ADMINISTRATIVES
- Accueillir le public, fournisseurs, noter et transmettre les messages (accueil physique et standard téléphonique),
- Gérer l'arrivée du courrier et sa transmission, s'occuper de la gestion des messages électroniques,
- Assistance à la gestion de la facturation des familles : cela inclut la transmission des factures, les relances familles (suivi, appels téléphoniques) et la gestion des procédures si nécessaire.
- Assistance administrative générale : il soutient la directrice quotidienne des projets en cours, en utilisant un logiciel interne.
- Gestion des stocks de la crèche (produits d'entretien, couche, cuisine, matériel). Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer (commandes, réception et rangement)
- Actualiser des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...),
- Collecte des factures et vérification, suivi de la comptabilité en lien avec le cabinet d'expertise comptable.

MISSION RESSOURCES HUMAINES
- Suivi des ressources humaines et gestion sociale : en lien avec la direction et le cabinet ressources humaines pour assurer le suivi et la gestion sociale.
-Gestion des accidents de travail des visites médicale et des heures validées.
-Gestion des formations, dossier d'apprenti
-Gestion du personnel pour la partie entretien et nettoyage (planning, vérification des travaux effectuées et du matériel et des fournisseurs)
- Gestion du dossier complémentaire santé
- Gestion des tickets restaurants

MISSION ENTRETIEN DU BATIMENT
- suivi des travaux d'entretien et maintenance
- gestion des devis et travaux de maintenance

MISSION GESTION CUISINE
- Assistance administrative générale de la partie cuisine, commande, contrôle des factures, mise eu propre des menus effectués par le cuisinier, comptabilité des menus à préparer.

MISSIONS COMPLEMENTAIRES
- Missions auprès des enfants : En cas de besoin, vous pourriez, après formation et avec accompagnement, sous la responsabilité de l'éducatrice et aidée par l'Auxiliaire de puériculture soutenir les actions auprès des enfants (sieste, aide aux repas, remplacement personnel absent).

- Travail en présentiel du lundi au vendredi le matin de 9h15 à 14h45 sur 5 ou 4 jours.
- Poste polyvalent entre administratif gestion et ressources humaines.
- Compétences relationnelles et humaines. Confidentialité et intégrité
- Capacité à prioriser et à mener plusieurs actions de fronts
- Maîtrise des outils bureautiques, Excel
- Capacité à travailler en équipe
Vous avez
- Une très bonne aptitude aux relations humaines, à la prise en compte des publics
- Une appétence à la polyvalence, au travail en équipe et au travail transversal avec plusieurs interlocuteurs
- Le sens des responsabilités

Experience: 1 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Utiliser les outils numériques,Assurer le suivi des commandes et la gestion des stocks,Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers,Collecter les informations nécessaires à l'établissement des paies (heures travaillées, absences, congés, primes, etc.),Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison),Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Elaborer des tableaux de bord,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Relayer de l'information,bonne maîtrise d'Excel,à l'aise avec le bricolage

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Accueil de jeunes enfants

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).