Secrétaire Administrative du Catalogue de Formation H/F - Elisfa

Présentation du poste :

Le poste de secrétaire administratif.ve au sein du pôle est destiné à faire face à l'activité croissante générée par l'organisation de toutes les actions collectives, à commencer par le volume des formations et par l'augmentation des tâches liées aux modalités de mises en oeuvre, pour gérer les demandes de financement, les inscriptions et la capitalisation des données dans le système d'information.

Le poste de secrétaire Secrétaire administrative du catalogue de formation du catalogue de formation vise à répondre à l'augmentation de l'activité liée à la mise en place d'une nouvelle procédure de financement des actions collectives. Celle-ci conduit Elisfa à faire évoluer les modalités de mise en oeuvre, notamment en matière de gestion des demandes, des inscriptions et de capitalisation des données au sein du système d'information.

Les missions du poste sont les suivantes :

Assurer le suivi administratif des actions de formation

Suivi des inscriptions :

- Suivi des inscriptions sur l'outil Linscription
- Organisation des relances (newsletter)
- Gestion des pré-inscriptions en lien avec l'équipe
- Mises en liste d'attente et information des personnes en liste d'attente.
- Mise à jour des tableaux suite à des changements (si reports, désinscriptions, changements de personne inscrite au sein d'une même structure, demande urgente à être intégré dans la session...)
- Mise à jour des tableaux suite à des nouveaux inscrits (export depuis Linscription ou info récupérée par mail)
- Relances collectives pour obtenir des confirmations fermes de participation
- Relances individuelles (emails, appels) si pas de réponses ou informations pas claires
- Mise à jour des contacts et présence dans le système d'information (Orbital)

Suivi administratif pour l'OPCO (Uniformation) :

- Vérification ou calcul des frais annexes (en fonction des adresses de l'association et du lieu de formation pour les distances, les péages et parking, pour les repas), correction des déclarations si erreurs
- Préparation et mise à jour des tableaux pour Uniformation

Classement et organisation des réponses aux demandes d'information, en particulier concernant les formations :

- Recueil et classement des questions (reçues sur l'outil l'inscription, par email ou téléphone par l'accueil...)
- Réponses aux questions courantes et sollicitation de l'équipe pour les autres questions afin de connaitre la marche à suivre (transférer la demande ou assurer la réponse)
- Tenue à jour d'une FAQ

Les atouts du poste

Vous intégrez une équipe présente, professionnelle et à l'écoute pour faciliter votre prise de poste.

Vous serez dans le bureau de la responsable du pôle.

En complément de la présentation du métier de secrétaire dans la fiche métier de la branche Alisfa produite par la CPNEF :

Diplôme : Bac +2 minimum en administration avec idéalement une expérience professionnelle.

Compétences :

- Sens du contact et de l'écoute
- Sens du service adhérent
- Bonnes capacités de communication orale
- Travail en équipe
- Capacité d'organisation
- Rigueur administrative et dans le suivi des procédures
- Compétences en suivi administratif et gestion logistique
- Qualités rédactionnelles, maitrise de l'orthographe
- Maîtrise des outils bureautiques, bonne connaissance d'Excel
- Capacité à faire preuve à la fois d'autorité et de souplesse avec les structures Capacité à poser un cadre clair tout en faisant preuve de souplesse dans les relations avec les structures.

Conditions et lieu de travail

- Contrat CDD 35 heures
- Lieu de travail : 18/22 avenue Eugène Thomas, 94 276 Le Kremlin Bicêtre Cedex
- Début du contrat : dès septembre
- Titres restaurant d'une valeur de 12,10€ pris en charge à 60% par l'employeur
- Congés conventionnels en sus des congés légaux
- 10 jours de congés pour soutien familial
- CSE
- Télétravail possible après la période de prise de poste et jusqu'à 2 jours par semaine selon les conditions fixées par la charte en vigueur
- Flexibilité horaires selon l'organisation du service.

Depuis plus de 50 ans, Elisfa, le syndicat employeur des Acteurs du lien social et familial, représente et défend les intérêts des employeurs des centres sociaux et socioculturels, des associations d'accueil de jeunes enfants mais également des associations du développement social local, vis-à-vis des partenaires sociaux et des pouvoirs publics et négocie la convention collective nationale des Acteurs du Lien Social et Familial.

Composé d'une équipe de 33 salarié.es et regroupant plus de 1800 adhérents, Elisfa recherche un.e Secrétaire administrative du catalogue de formation;

Elisfa s'engage en faveur de la diversité culturelle, l'égalité hommes-femmes et l'emploi des travailleurs en situation de handicap.