Assistant de Direction - Office Manager H/F - Sas Execast Recruitment

EXECAST RECRUITMENT, cabinet spécialisé dans le recrutement d'Assistant(e)s de Direction et profils back office (Office Manager, Assistant(e) personnel(le), Chef de cabinet etc), recherche pour son client, une société de gestion indépendante :

Un(e) Assistant(e) de Direction / Office Manager auprès des deux co-gérants

Dans cet environnement exigeant, les missions suivantes qui vous sont confiées doivent être réalisées avec la plus grande excellence.

- L'organisation d'agendas complexes et mouvants des deux gérants
- L'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes en anglais et en français
- La préparation de voyages et déplacements en France (mensuel) et à l'international (annuel) des 2 gérants et 2 associés
- L'organisation et la préparation de réunions, conférence calls, déjeuners avec des clients institutionnels de renom
- L'organisation des événements liés aux investisseurs, notamment les assemblées générales des Fonds, les IPEMs, etc...
- La préparation des salles de réunions (service hôtelier)
- L'organisation des conditions d'accueil et de travail des investisseurs, des entrepreneurs et des conseils.
- Le support administratif et la coordination de rendez-vous avec l'équipe d'investissement
- Le traitement de sujets transverses avec la Directrice Financière
- La mise à jour de contacts sur le CRM interne
- Le traitement des frais des gérants, et des associés
- La coordination et l'organisation d'évènements internes (afterwork, summer party etc)

A ce rôle d'Assistant(e) de direction, s'ajoute des missions d'Office Management (suivi du courrier, accueil physique, contrôle de la bonne tenue des salles de réunions avant rdv, approvisionnement du matériel informatique, bureautique, onbording des nouveaux collaborateurs, etc).

Cette liste de tâches n'est pas limitative.

CDD de Mai 2026 à fin juillet 2026 à temps partiel

Statut cadre

Paris 8ème

Rémunération 55K€ (temps plein) suivant profil

Profil :

Vous disposez de minimum 8 ans d'expérience dans un poste similaire auprès d'un ou plusieurs Managers dans le secteur de la banque privée, de la finance, le Private Equity ou le conseil (stratégique ou juridique).

Vous êtes reconnu(e) pour votre rigueur et votre capacité à débloquer des situations par vos prises d'initiatives. Vous êtes particulièrement proactif(ve) et efficace. Vous disposez d'une grande agilité, et d'un sens des priorités notable. Face à des Managers exigeants, vous êtes souple, ferme mais diplomate, et savez amener les choses avec beaucoup de finesse. Vous connaissez les codes des environnements de haut niveau et délivrez à vos interlocuteurs, un service d'excellence. Vous avez l'oeil sur chaque détail, rien ne vous échappe.

À l'aise dans un environnement structuré hiérarchiquement mais agile, vous instaurez une relation de confiance avec chaque membre de l'équipe, et faites circuler un très bon esprit.

Une grande discrétion et un sens de la confidentialité sont nécessaires pour assurer ces fonctions. Vous vous adaptez à tous les partenaires internes et externes dans une structure en développement. Vous filtrez avec intelligence et diplomatie les sollicitations internes ou externes. Vous disposez d'un bon niveau d'anglais à l'écrit comme à l'oral et interagissez avec aisance.

Vous aimez prendre des initiatives et faites preuve de bon sens face aux situations quotidiennes. Vous êtes à l'aise dans des structures à taille humaine.

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