Gestionnaire Pédagogique Réf. Hist-2-Re27 H/F - Sorbonne Université – Faculté des Lettres

Le Secrétariat de l'UFR d'Histoire assure l'administration des affaires de l'UFR sous l'autorité de la responsable administrative et se charge plus particulièrement du suivi pédagogique des étudiants de Licence et de Master.

Localisation : 17 cours de la Sorbonne 75005 PARIS

Fonctions : Gestionnaire Pédagogique
Catégorie : B
Corps : TECH
Emploi-type : Assistant-e en gestion de scolarité

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD d'un an, renouvelable).

A pourvoir à compter du 1er juin 2026.

Mission:

Dans le but de garantir le bon fonctionnement de l'UFR, le ou la gestionnaire pédagogique assure l'accueil et l'information des étudiants et enseignants et participe à la gestion pédagogique des étudiants des 3 années de bi-licences, licences majeures mineures et mineures TT.

Activités principales:

- Accueil physique et téléphonique et renseignements donnés aux étudiantes et étudiants sur les cursus
- Mise à jour des IPWEB (collections groupes, emplois du temps)
- Suivi des Inscriptions pédagogiques des licences, via IPWEB
- Information, assistance et conseil des personnels enseignants
- Participation à l'organisation de la rentrée universitaire et des sessions d'examens (Préparations des dossiers, mise en forme et édition de divers documents, édition des listings, des brochures, des EC, procès-verbaux...)
- Suivi pédagogique des étudiants sur Apogée: saisie et modification des inscriptions pédagogiques, saisie des notes, calcul des moyennes, vérification des validations, résolutions des problèmes liés à l'inscription pédagogique (non calculs, inscription manquée, changement de cursus et abandon, etc...)
- Diffusion de l'information diverse en interne et en externe (courrier, affichage, mailings, téléphone, etc...)
- Réponse messagerie informatique
- Participation à la journée «portes ouvertes»
- Réception, dépouillement et distribution du courrier externe de l'UFR
- Diverses tâches administratives liées au fonctionnement de l'UFR
- Collaboration avec les UFR de la Faculté des Lettres et les départements de la Faculté des sciences et ingénieries et de médecine
- Collaboration avec l'université Paris 2 et Sciences PO

Encadrement: NON

Connaissances transversales requises :

- Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
- Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
- Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
- Maîtrise de l'environnement bureautique, des outils informatiques spécialisés (APOGEE, OUTLOOK, etc...)

Savoir-faire requis :

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte
- Maitriser les logiciels bureautiques
- Capacité à interagir avec les interlocuteurs internes et externes
- Capacité à hiérarchiser et à prioriser les urgences

Savoir-faire :

- Être organisé-e et gérer son activité
- Utiliser des logiciels (Word, Excel)
- Planifier son travail
- Proposer des améliorations
- Travailler en équipe

Savoir-faire transversaux:

- Informer et rendre compte à sa hiérarchie
- Rechercher l'information, la vérifier et la classer
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
- Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

- Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
- Autonomie, méthode et rigueur
- Sens de l'organisation et de la coordination
- Aptitude à travailler en équipe
- Disponibilité, discrétion et confidentialité
- Sens du contact et des relations humaines
- Polyvalence et capacité d'adaptation