Assistant de Direction - Assistante de Direction H/F - Direction Interministerielle du Numeriqu

BA075ACC-113961 DTNUM 75 CAB Assistant(e) de direction auprès du directeur, SGA en charge du numérique.

Les fonctions associées au poste requièrent rigueur, sens de l'organisation et réactivité. Vous assurez un rôle

central d'interface et de coordination au sein de la direction de la Transformation numérique.

À ce titre, vous êtes en charge de l'interface avec les cabinets ministériels et du suivi de leurs sollicitations. Vous

assurez le secrétariat particulier du directeur de la Transformation numérique et contribuez à la bonne organisation

de son activité ainsi que de celle de son adjoint : gestion des agendas, préparation logistique des réunions (salles,

visioconférences, etc.) et suivi des priorités.

Vous participez à la préparation des déplacements du directeur et de son équipe, en lien avec les préfectures, les

SGAMI et les services visités, et réalisez les démarches administratives associées (réservations de transport et

d'hébergement via Chorus).

Vous traitez le courrier entrant et sortant, assurez la bonne diffusion des courriels vers les services concernés,

répondez aux appels téléphoniques et prenez les messages. Vous participez également à l'organisation des

permanences du cadre d'astreinte de la DTNUM, en assurant la mise à jour des plannings, le transfert des appels

et la diffusion des fiches de permanence.

Vous contribuez au suivi des congés des membres du comité de direction, préparez les dossiers nécessitant un

support papier et veillez à la correction, à la relecture et à la mise en forme des documents (courriers, discours,

notes).

Enfin, vous assurez l'accueil des visiteurs et des autorités, le suivi et la commande des matériels nécessaires au

fonctionnement du service, dans le strict respect de la confidentialité des informations traitées.

Poste soumis à une habilitation de sécurité.

Poste éligible à la NBI 20 points

Possibilités d'horaires décalés adaptés aux nécessités du service.

Forte disponibilité. Réactivité. Très grande discrétion.

Horaires 1 semaine sur 2 de 8h30 à 16h30 et de 10h à 19h

Possibilité de télétravail une journée flottante par semaine après 6 mois d'expérience sur le poste et en fonction des nécessités de service.

Téléphone portable professionnel

Profil :

Fonctionnaire de catégorie C

- Poste également ouvert aux agents contractuels en CDD de trois ans, sous réserve de la détention d'un diplôme

en secrétariat ou assistanat administratif.

- Expérience professionnelle minimale de cinq ans sur des fonctions similaires.

- Pour les agents contractuels, une expérience réussie au sein d'une administration de l'État constitue un atout.

Vos compétences principales mises en oeuvre

Connaissances techniques :

Maîtrise des outils informatiques et bureautiques (requis)

Connaissance pratique de l'environnement professionnel (requis)

Savoir-faire :

Organisation et gestion des priorités (niveau expert, requis)

Travail en équipe (niveau expert, requis)

Savoir-être :

Accueil et sens des relations humaines (niveau maîtrise, requis)

Expression orale (niveau expert, à acquérir)

Capacité d'adaptation (niveau maîtrise, requis)

Experience: 5 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.