Secrétaire Pédagogique H/F - Universite Cote d Azur

Nous recherchons notre futur-e assistant-e pédagogique !
Au sein de l'IUT Nice-Côte d'Azur, l'agent-e travaille au secrétariat du département QLIO (Qualité, Logistique Industrielle et Organisation), sur le site de Sophia, sous l'autorité de la responsable du secrétariat et du chef de département en collaboration avec les enseignant-es titulaires et vacataires et les étudiant-es en formation traditionnelle et en apprentissage.
Rejoignez-nous au sein d'Université Côte d'Azur, reconnue depuis 2016 pour son excellence scientifique et pédagogique, pour créer ensemble le modèle de l'université du 21ème siècle responsable et innovante.Activités administratives
réception téléphonique et orientation des correspondant-es ;
accueil et information des visiteur-euses ;
réception et dispatching du courrier ;
rédaction de courriers divers ;
classement et archivage.

Gestion des activités pédagogiques
accueil et information des étudiant-es, des enseignant-es titulaires et vacataires, et des entreprises ;
transmission des informations officielles aux enseignant-es et aux étudiant-es par voie d'affichage et courrier électronique ;
aide ponctuelle aux changements sur ADE ;
gestion des absences, élaboration et collecte des fiches de contrôle des présences ;
coordination et organisation des actions liées à la formation en apprentissage ;
organisation matérielle des examens et des devoirs surveillés (réservations des salles, répartition des étudiant-es dans les salles, organisation des surveillances, préparation et récupération des copies d'examens, duplication, mise sous pli des sujets, organisation de l'aménagement des DS pour les étudiant-es bénéficiant d'un arrêté de CAEH, organisation des épreuves de rattrapage ;
préparation des jurys, distribution des relevés de notes individuels ;
établissement et contrôle des conventions de stage ;
participation à l'enquête nationale sur le devenir des étudiant-es.

Activités en relation avec les enseignant-es
gestion des dossiers des enseignant-es vacataires : remise des dossiers de vacation, collecte, vérification et transmission au service du personnel pour examen de leur recevabilité ;
établissement du décompte des heures des titulaires et vacataires et transmission au service du personnel pour mise en paiement ;
demandes de travaux de reprographie des enseignant-es.

Vous possédez :
Une bonne maîtrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel, Outlook), des connaissances en techniques de gestion administrative et de secrétariat, en classement et archivage de dossiers (physiques et numériques), des connaissances en logiciels spécifiques (ADE, MHP, OSE, Apogée, Scodoc) ce qui constituerait un plus ;
des compétences de communication orale et écrite (maîtrise rédactionnelle); des compétences relationnelles et de travail collaboratif ; des compétences organisationnelles ;
des connaissances sur l'Université Côte d'Azur et l'IUT; sur la réglementation applicable au domaine et les procédures à suivre; sur la gestion de la confidentialité des informations et des données.

Vous êtes en capacité :
de pouvoir travailler en autonomie en concertation avec l'autorité hiérarchique ;
d'élaborer et rédiger des documents de synthèse et des présentations structurées ;
de prendre des initiatives et de pouvoir gérer les urgences.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.