Assistant de Direction H/F - Bibliotheque Nationale de France

Sous la responsabilité de la directrice déléguée aux ressources humaines et de l'adjointe, les missions du titulaire du poste sont les suivantes :

Organisation de l'agenda et des réunions

- Tenue des agendas de la directrice déléguée aux ressources humaines et de l'adjointe
- Gestion du temps (respect du calendrier des principales échéances de l'activité de la direction déléguée et de l'adjointe) ;
- Accueil téléphonique et physique (visiteurs internes et externes) ; filtrage des interlocuteurs ; compte rendus des demandes ;
- Elaboration et diffusion des plannings de congés de l'équipe encadrante et des agents de la DdRH
- Gestion du courrier et des parapheurs de la direction ;
- Organisation logistique des réunions (salles, dossiers, invitations, accueil des participants extérieurs le cas échéant) et préparation des dossiers (CA ; instances.)

Gestion et suivi de l'activité administrative

- Rédaction de courriers administratifs et réponses personnalisées pour toutes questions relatives aux ressources humaines ;
- Rédaction et diffusion de comptes rendus de réunions ;
- Mise en ligne des publications sur l'intranet (Biblionautes) et rédaction de brèves éditoriales sur les sujets récurrents de la direction ;
- Recueil et transmission de pièces relatives à des dossiers spécifiques ;
- Vérification de la conformité de présentation des documents (respect charte graphique.) ;
- Elaboration de modèles type ;
- Travail en réseau avec les assistantes du président, du directeur général, du directeur de l'Administration et du personnel et des directeurs et délégués ;
- Elaboration de diaporamas (Powerpoint), mise en forme de document (Word) ;
- Mise à jour de l'organigramme de la direction ;
- Elaboration et suivi de bases de données ;
- Classement et archivage ;
- Commandes de fournitures bureautique gestion des stocks ;
- Référent informatique pour les Demandes de Prestations Informatiques (DPI).

- Délivrance de la carte "Culture
- Saisie et transmission au Ministère de la culture des mémoires de distinction honorifiques
- Référent temps de travail et gestion des comptes (GTA) de la directrice déléguée et de l'adjointe
- Correspondant du logiciel de gestion, administration des identités et des attributs GAiA

Experience: Débutant accepté

Compétences: Gestion administrative du courrier,Planification des tâches et gestion des priorités,Assurer la gestion administrative et financière d'une activité,Assurer un accueil téléphonique

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Gestion des bibliothèques et des archives

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.