Gestionnaire de Scolarité H/F - ENVT

Au sein de la Direction des formations, le gestionnaire de scolarité assure l'ensemble des actes de gestion administrative liés à la scolarité des étudiants qui lui sont confiés. Il est l'interface opérationnelle entre les étudiants, les enseignants et les autres acteurs (internes/externes) de la formation.

L'agent est placé sous la responsabilité hiérarchique du Directeur des études et de la vie étudiante (DEVE).

Liaisons fonctionnelles internes : Directeur des formations, adjoint au DEVE, autres gestionnaires de la DEVE, enseignants-chercheurs, service des relations internationales et autres services supports

Liaisons fonctionnelles externes : Partenaires institutionnels et professionnels

L'agent:

- assure la gestion de l'étudiant dans toutes les étapes de sa scolarité, de l'admission jusqu'aux opérations de diplomation et suivi post-diplôme
- accueille, informe, oriente et accompagne les usagers;
- contribue au pilotage de l'activité

Activités principales :

- Gestion administrative et pédagogique de la scolarité :

· Administration fonctionnelle de l'application de planification (Hyperplanning):

· Création et suivi des groupes d'étudiants par promotion

- Suivi des absences

- Suivi des cas particuliers étudiants en relation avec l'adjoint DEVE chargé de la vie étudiante (formation, session d'examens, etc.)

- Suivi des étudiants en programme d'échange en relation avec les agents du service des relations internationales

- Gestion des élections des représentants étudiants aux instances (échelle locale et nationale)

Missions transversales :

- Accueil et secrétariat

- Contribution aux activités de rentrée (campagnes d'admission, inscriptions, etc.)

- Contribution à la gestion financière et comptable des actions de la direction des études et de la vie étudiante

- Contribution à la mise en oeuvre et au développement de la démarche qualité en matière de formation: mise à jour régulière des fiches procédures liées au poste et des informations diffusées aux usagers via l'intranet et la plateforme numérique de formation

Compétences liées au poste :

Savoirs

- Organisation et fonctionnement de l'enseignement supérieur
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
- Cadre réglementaire de l'éducation et de l'enseignement supérieur
- Techniques d'élaboration de documents
- Techniques de communication

Savoir-faire

Compétences opérationnelles

- Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
- Savoir rendre compte de manière synthétique
- Communiquer et faire preuve de pédagogie
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Travailler en équipe (open-space)
- Utiliser les logiciels de bureautique classique et les outils spécifiques à l'activité
- Disposer d'une culture internet et une appétence pour les nouvelles technologies
- Participer à la mise en oeuvre d'une démarche qualité

Compétences comportementales

- Sens de l'organisation
- Rigueur / Fiabilité
- Sens relationnel
- Capacité à prendre des initiatives et gérer les imprévus
- Devoir de réserve et de confidentialité