Gestionnaire de l'Offre de Formation Examens H/F - Université de Lille

Missions du poste

Le-la gestionnaire sera chargé(e) d'assurer l'organisation et le suivi des enseignements des étudiants du second cycle des études médicales.

Ses missions sont susceptibles d'évolution .

Le-la gestionnaire travaillera en binôme/en équipe (5 personnes) sur ses missions sous la supervision fonctionnelle de la coordinatrice du bureau des enseignements et hiérarchique de la responsable du second cycle (adjointe à la responsable du service) dans une équipe de 14 personnes.

Le service des études et de la formation initiale en URF3S-médecine compte 40 personnes.

Activités principales et associées

Gestion des examens facultaires de MED4 et de MED5 de la création des sujets d'examen à l'organisation matérielle jusqu'à l'organisation et la participation (soutien au président de jury) des délibérations:
*demande des sujets
*Organisation des séances de relectures des dossiers en présentiel : 50 séances par an
*Répartition et information aux étudiants

Gestion des surveillances d'examens: convocation, suivi, relance et remplacement via survex
- Session 1 avec des vacataires d'enseignements
- Session 2 avec les chefs de cliniques

Gestion de la délibération des MED4 et des MED5:
*entretien préalable avec le président de jury (informations)
*convocation du jury
*Préparation et vérification du Procès verbal
*Publication des résultats
*gestion des recours gracieux avec le Président de jury suite aux résultats et organisation de RDV avec les responsables de discipline

Compétences requises
Connaissances théoriques, disciplinaires et sur l'environnement professionnel

Maitrise des techniques de communication écrite et orale
Connaissance du fonctionnement des composantes des établissements de l'enseignement supérieur
Utiliser les bases de données et les logiciels de bureautique
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Savoir planifier son activité et respecter les délais
Capacité d'organisation
Savoir rendre compte
Alerter en cas de difficultés
Collaborer aux activités du service
Réglementation/MCCC à respecter

Savoir-faire opérationnels

Appliquer la réglementation et respecter les procédures
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel)
Aptitude à se former à des logiciels de gestion : APOGEE, moodle, ADE

Savoir-faire comportementaux

Sens de l'organisation
Rigueur et fiabilité
Capacité découte /Sens de la discrétion/ savoir rendre compte
Sens relationnel / respect de la hiérarchie
Autonomie/Travail en binôme/ travail en équipe
Motivation à se former

Domaines de formation et expériences souhaitables

Expérience en secrétariat, gestion administrative
Maitrise du PAC office