Assistant Administrative - Direct Mutation Interne Mutation Externe H/F - Structures de coopération territoriale

PRESENTATION DU POSTE
INTITULE DU POSTE : Assistante administrative
IDENTIFICATION DU POSTE :
- Catégorie C Filière administrative
- Grade : Adjoint administratif territorial
- Service de rattachement : Service administrative

MISSION DU POSTE

ASSISTANTE DE GESTION ADMINISTRATIVE
- Veille juridique
- Organiser l'agenda et les déplacements, prendre les rendez-vous
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
- Réceptionner le courrier et l'enregistrer
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction et le Président
- Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter, gérer les présents, etc.)
- Préparer les dossiers pour les réunions et participations aux réunions
- Rédiger les actes administratifs
- Tenir les registres des actes
- Rédiger les comptes rendus de réunion
- Vérifier la validité des informations traitées
- Travail de recensement des installations ANC
- Accueil téléphonique et conseil aux usagers du SPANC
- Coordination avec les services de la CAPA

COORDINATRICE BUDGETAIRE ET COMPTABLE
- Suivi et contrôle de l'exécution budgétaire
- Réaliser et suivre l'exécution des différentes missions (mandats et titres) des budgets
- Participation au processus d'élaboration du budget
- Établir et mettre à jour des tableaux d'amortissement
- Gérer les engagements et liquidations de dépenses
- Déterminer l'enveloppe budgétaire et le plan de financement d'un projet
- Participation aux études menées par la collectivité (sur la partie finances)
- Préparation et suivi des demandes de financement et subventions aux associations

GESTION LOGISTIQUE
- Organiser l'entretien et la maintenance des biens
- Planifier et suivre la gestion des travaux d'entretien
- Estimer et optimiser les coûts de fonctionnement et des équipements
- Fournir le matériel (petit matériel, fournitures de bureau, outils bureautiques) pour garantir un fonctionnement optimal

ASSISTANTE DE COMMUNICATION
- Concevoir et organiser des actions d'information
- Adapter les messages aux supports de communication et aux publics ciblés
- Gestion de l'application de la collectivité
- Rédiger des supports de communication interne
- Élaborer des supports de communication
- Constituer une revue de presse
- Rédiger des articles sur les réseaux sociaux de la collectivité
- Concevoir, rédiger et élaborer des articles en lien avec le webmaster pour le site internet de la collectivité
- Participation à des évènements

COMPETENCES

SAVOIR :
- Connaissances de la règlementation de la comptabilité publique et des nomenclatures comptables
- Règles de préparation budgétaire
- Logiciels de la DGFIP, Millésime
- Sources et règles des financements publics
- Principes de fonctionnement des administrations et des établissements publics
- Connaissance du fonctionnement des collectivités et partenaires institutionnels

SAVOIR-ETRE :
- Avoir le sens de l'organisation
- Etre réactif
- Etre force de proposition
- Autonome dans l'organisation du travail
- Faire preuve de discrétion
- Confidentialité
- Qualités rédactionnelles
- Aptitude au dialogue et à la communication
- Rigueur
- Connaissance des procédures administratives

POSITION DANS L'ORGANIGRAMME :
PRESIDENT --+ DIRECTRICE --+ AGENT ADMINISTRATIF

RELACTIONS FONCTIONNELLES :
- Interne :
- Directrice
- Agents administratifs
- Relation avec l'ensemble des élus
- Externe :
- Relation avec les partenaires
- Relation avec les fournisseurs
- Relation avec les usagers
- Mission d'encadrement : non

CONDITIONS D'EXERCICE :
- Travail en bureau, déplacements ponctuels sur le territoire
- Pics d'activité liés aux réunions de l'assemblée délibérante et aux projets de la collectivité
- Horaires irréguliers, avec amplitude variable en fonction des obligations du service public
- Lieu de travail : Siège administratif
- Temps de travail : 39 heures