Secrétaire Pédagogique des Licences Llcer Anglais et Espagnol H/F - Université Montpellier 3

La Faculté de Langues et Cultures Étrangères et Régionales - UFR 2 de l'Université de Montpellier Paul-Valéry accueille quelque 3282 étudiants qui se répartissent entre la filière LLCER (Langues, Littératures et Civilisations Étrangères et Régionales) et la filière LEA (Langues Étrangères Appliquées), ainsi que l'ensemble des étudiants de l'Université pour les enseignements de langues pour spécialistes d'autres disciplines (LANSAD).
Dix langues sont offertes au choix de l'étudiant : 8 d'entre elles offrent des formations complètes LLCER et/ou LEA, et deux sont ouvertes exclusivement en LANSAD (hébreu et catalan).

Outre les Diplômes d'Université (D.U) proposés dans certaines disciplines linguistiques (arabe, chinois, grec moderne hébreu, portugais et russe), chacune des filières LLCER et LEA propose une Licence et un Master qui se déclinent en de nombreuses spécialités.

Missions

Assurer l'ensemble du secrétariat et des actes relatifs au suivi de la scolarité de la licence LLCER Anglais et Espagnol en lien avec les responsables du département des études anglophones et du département d'études hispaniques et hispano-américaines, et toutes les autres personnes concernées : étudiants, enseignants, autres composantes, services centraux.

Mission 1 : Secrétariat du département des études anglophones et du département d'études hispaniques et hispano-américaines :
- Assurer l'interface entre les étudiants, l'équipe pédagogique et les différents services de l'UMPV
- Collecter, saisir, mettre en forme, rédiger, reproduire et diffuser de documents divers (Descriptif des enseignements, Modalités de Contrôle des Connaissances, Guide des études, Charte du département, annuaire enseignants, listes étudiants...) / Classement, Archivage
- Mettre à jour le site internet du département en collaboration avec le webmestre du département (sur WordPress)
- Participer au recrutement des lecteurs « entrants » : diffuser l'annonce, centraliser les dossiers de candidatures et gérer les dossiers administratifs avec la DRH.
- Informer, traiter et suivre les étudiants candidats aux destinations anglophones, pour les assistants de langue CIEP

Mission 2: Ensemble des missions de scolarité:
- Gérer les demandes de candidatures en Licence LLCER
- Préparer les dossiers en vue des commissions pédagogiques : Accueillir, informer et orienter les demandes / Traiter et suivre les candidatures (validation d'acquis, transfert, changement de filière, réorientation interne et externe)
- Enregistrer et/ou modifier les inscriptions pédagogiques
- Assurer la création et la mise à jour des maquettes de PV de notes sur Apogée
- Préparer, participer et assister le jury des licences, assurer l'interface entre le jury et les étudiants en cas de réclamations.

Compétences

CONNAISSANCES ET SAVOIRS

-Connaissance de la réglementation et du fonctionnement de l'enseignement supérieur en général et des universités en particulier

SAVOIRS FAIRE OPÉRATIONNELS

- Maîtriser l'outil informatique (Word, Excel, Apogée, e-Candidat, Parcoursup, BO, ADE, OS-Ticket, messagerie électronique, etc.)
- Savoir mettre en oeuvre des procédures et des règles
- Bonne expression écrite et orale

SAVOIRS ÊTRE

- Sens du contact avec le public, sens de l'accueil
- Bonne qualité relationnelle, capacité de travail en équipe
- Sens de l'organisation et des responsabilités, travail en autonomie
Formations et/ou expérience professionnelle souhaitables
Une connaissance du logiciel Apogée serait un plus.