Assistant Administratif au Secrétariat Commun du Sgare Grand est H/F - Prefecture de Departement Bas-Rhin

-> Vos activités principales
- gestion du courrier et des parapheurs : enregistrement et traçabilité, tri, ventilation, suivi, tenue du chrono
- exécution des fonctions de secrétariat, pour le compte des deux pôles du SGARE et du service transversal du SGARE :
- mise en forme de documents, mise à la signature, envoi aux destinataires
- accueil physique et téléphonique
- intérim du secrétariat particulier du SGARE et des SGARE adjoints
- commandes au service de reprographie de la préfecture
- « assist » Chorus DT pour tous les agents du SGARE : saisie et validation des ordres de mission et des états de frais sur chorus DT
- appui administratif et logistique
- suivi du circuit parapheur, enregistrement des arrêtés
- tenue de l'inventaire du stock de fournitures
- appui ponctuel au service de la coordination régionale
- participation aux opérations d'archivage des pôles du SGARE
- organisation de réunions

-> Activités du service
Le Secrétariat Général pour les Affaires Régionales et Européennes (SGARE), composé de 90 agents, assiste Monsieur le Préfet de région dans l'exercice de ses missions et il assure l'animation et la coordination des politiques publiques en région ainsi que le pilotage et la gestion de moyens propres et mutualisés.
Le Service des affaires administratives et de l'appui (SAAA) du SGARE, service ressources transversal, est composé de trois structures : le bureau de la coordination régionale, le bureau des interventions administratives et juridiques et le pôle secrétariat.
Le pôle secrétariat assure d'une part les fonctions de secrétariat particulier du SGARE et des deux SGARE adjoints (tenue d'agenda, organisation de réunions et de déplacements, accueil et appui logistique), et d'autre part les fonctions de secrétariat commun pour l'ensemble du service du SGARE (gestion du courrier, fonction de secrétariat, appui administratif et logistique, gestion des déplacements...).

Experience: 1 An(s)

Compétences: Assurer une communication fluide et efficace entre les différents départements de l'entreprise

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.