Secretaire H/F - Service du commissariat des armées (SCA)

L'antenne Lilloise abrite également le Plateau Opérateur Voyage (POV) qui opère une offre de billetterie liée aux déplacements professionnels pour le ministère via un Marché dit « Agence de Voyage (MAV). La billetterie couvre une grande partie des dépenses de déplacement qui, sans cela, seraient supportées par les missionnés (transports, hôtellerie, location de véhicule) en individuel ou en groupe.

Le POV est constitué de quatre bureaux dont trois répartis à Lille (Fives et St Ruth) et un à Brest (Base Navale) ainsi que d'une cellule Régulation, Répartition, Relations Clients.
Affecté au sein de l'antenne Lilloise, vous êtes chargé de traiter le courrier de toute nature et plus particulièrement celui concernant les opérations extérieures, les exercices à l'étranger et les mutations du personnel militaire et civil ainsi que de leur famille, hors métropole ou à l'étranger.

Dans le cadre de vos missions, vous avez la responsabilité de :
- Assurer l'accueil téléphonique, renseigner les interlocuteurs, Groupement de Soutien (GS), Ressources Humaines (RH), administrés. Filtrer et transférer les communications extérieures vers les bureaux concernés.
- Réceptionner les demandes de billetterie adressées au Bureau Transit (messagerie) et vérifier la complétude des éléments nécessaires à la prise de billetterie.
- Contacter les demandeurs en cas de pièce justificative manquante ou non conforme.
- Constituer les dossiers voyages dans le SI\_AEROPAX afin de préparer la prise de billetterie en y regroupant l'ensemble des informations requises.
- En l'absence du chef de cellule, réceptionner, enregistrer, ventiler (vers la coordination) puis archiver toutes les demandes d'achat de Voie Aérienne Civile (VAC) pour les OPérations EXtérieures (OPEX), les Missions de Courtes Durées (MCD) et les exercices à l'étranger.
- En l'absence du chef de cellule, réceptionner, enregistrer et ventiler les messages NEMO à remettre ensuite à la cellule coordination.
- Etablir des documents à publiposter (dans le cadre du suivi Service Hors Métropole (SHM), ex. Marine.

Vous avez une expérience dans l'utilisation des outils informatiques.
Formation interne à la réglementation des frais de déplacements et l'utilisation des systèmes d'informations spécifiques.